La mission :

Au sein du Secrétariat général l'assistant.e de direction a pour objectif de faciliter l'organisation des directeurs.rices et des équipes de la mobilisation citoyenne et de la communication corporate.

Vous serez en charge de :

• Gérer et suivre le budget
  Suivi du budget avec les services achats, contrôle de gestion, comptabilité
  Traiter des devis, suivi des contrats, saisie et suivi des commandes et factures sous SAP, gestion des notes de frais
• Appuyer les directeur.rices dans l'organisation quotidienne
  Gérer les agendas pour faciliter l'organisation des réunions complexes,
  Assurer la préparation, le suivi administratif et logistique des dossiers importants,
  Rédiger des courriers, comptes-rendus de réunion, etc
  Organiser les déplacements (réservations, logistique)
  Traiter les notes de frais
• Assurer un soutien administratif, logistique et organisationnel à l'équipe
  Gérer les réservations de salles, déplacements, commandes petit déjeuner / plateaux repas, appui logistique aux évènements, organisation de réunions, etc
  Gérer l'agenda RaiseLab,
  Assurer le secrétariat courant : to do list, rédaction de courriers et comptes-rendus, mailing, présentation Powerpoint, classement, photocopies, archivage de données, fournitures, accueil visiteurs
  Partager les informations au sein du département et avec les autres équipes en interne
  Préparer les parcours d'intégration des nouveaux arrivants