La communauté d’agglomération Durance Luberon Verdon Agglomération (DLVAgglo) est un établissement public de coopération intercommunale (EPCI). Elle regroupe 25 communes autour de sa ville centre Manosque, sur un territoire de 846 km2 où vivent 65 000 habitants, soit près de 40% de la population des Alpes de Haute-Provence.

Au 1er janvier 2024, DLVAgglo reprendra en Régie l’exploitation des services public d’eau potable et d’assainissement (comprenant le service de l’assainissement collectif et de l’assainissement non collectif) de l'ensemble de son territoire. Cette Régie comptera près de 36 000 abonnés en eau potable, 33 000 en assainissement collectif, et 2 800 au Spanc et sera dotée de la personnalité morale et de l'autonomie financière.

Dans ce contexte DLVAgglo recherche l’assistant(e) de direction du futur EPIC.

Mission générale :

Vous assistez le Directeur dans l'organisation fonctionnelle administrative de la Régie et assurez le secrétariat du conseil d’administration.

Activités principales :

Secrétariat du Directeur et du Président de la Régie :

- Gestion des agendas et l’emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés, etc.),
- Réception et filtre les appels téléphoniques,
- Préparation et organisation de la logistique des différents événements et déplacements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques, etc.),
- Préparation et contrôle des dossiers nécessaires aux missions des Directeur et Président (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions, etc.),
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (frappe courriers, rapports techniques, compte-rendu, etc.),
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire,
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus,
- Participer à l’organisation du classement papier et GED de la Direction.

Secrétariat du conseil d’administration :

- Assurer l'organisation et la mise en œuvre des Conseils d'Administration et des commissions,
- Gérer et suivre l'organisation des séances,
- Etablir et mettre à jour le calendrier annuel des Conseils et commissions,
- Préparer les différents ordres du jour,
- Réceptionner auprès des différents contributeurs les documents préalablement validés par le Président et le Directeur,
- Préparer les réunions, envoyer les convocations, transmettre les éléments des dossiers aux membres du Conseil dans les délais imposés par le règlement intérieur, suivre les participations (obtention du quorum / tenue du registre des présences pour chaque séance du Conseil),
- Assurer la logistique de la séance (conférences téléphoniques, réservations de salle, accueil, pauses, buffets ou déjeuners),
- Préparer avant chaque conseil le guide du Président, le tableau des contributeurs et la trame du procès-verbal,
- Participer aux conseils,
- Retranscrire les procès-verbaux des Conseils et des Assemblées sur les registres légaux,
- Assurer le suivi et l'exécution des formalités administratives et juridiques en veillant au respect des délais légaux,
- Procéder au classement, à la mise à jour et à l'archivage de la documentation,
- Suivre l’assiduité des administrateurs, gérer et suivre les rémunérations ou remboursement de frais liés à leurs mandats.