MISSIONS PRINCIPALES

Sous la responsabilité directe du Directeur, l’Assistant Administratif est responsable de la gestion administrative des projets, plus généralement les tâches administratives quotidienne qui assurent une organisation interne efficace de l’entreprise :

Secrétariat général/RH :

• Accueil physique et téléphonique
• Gestion et tri du courrier et mails, classement & archivage
• Gestion des déplacements et réservations (voiture, train, avion, hôtel)
• Suivi du plan de gestion des compétences et organisation des formations/habilitations sécurité de façon à maintenir les habilitations valides

Gestion des appels d’offres :

• Faire relais entre les plateformes d’offres public et l’équipe de gestion de projet, télécharger les dossiers de consultation et suivi des échéances
• Préparation administrative des dossiers de réponses appels à d'offres et montage final 
• Assister l’équipe projets dans la rédaction, la saisie et la mise en page de documents (courriers, Cahier des charges, demandes d’avenants missions, etc.)

Gestion administrative des projets :

• Entrée/Sortie des différentes missions de la société pour le compte des collaborateurs (format papier et électronique), suivi paiement et relance
• Suivre les commandes passées auprès des fournisseurs : devis, contrats, bons de livraison, factures et paiement

Communication :

• Création de support de communication essentiellement via Canva : plaquette commerciale, visuel ou vidéo réseau sociaux
• Proposition de thématique de publication, post et suivi indicateur réseaux sociaux
• Organisation d’événements (webinaire, stand à un salon, participation à une conférence) : création de support de communication, élaboration d’un plan de communication, publipostage et mailing d’invitation, élaboration budget événements, consultation et achat fourniture, consommable, intendance, logistique.
• Mission technique relative à la communication autour de la gestion des déchets : plan de communication, support de sensibilisation, consigne de tri, etc.