À propos du poste
Nous recherchons un ou une hôte ou une hôtesse pour assurer l’accueil et le service au sein de notre établissement. En tant que professionnel(le) de l’accueil, vous serez le ou la premier(e) point de contact pour nos visiteurs, clients ou partenaires, et jouerez un rôle clé dans la représentation de notre structure. Vous devrez faire preuve de professionnalisme, de courtoisie et d’efficacité afin d’assurer une expérience positive à chaque interlocuteur.

Responsabilités

Sous l'autorité de la Secrétaire Générale et rattaché à la Responsable Administrative, vous assurez les missions suivantes :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique :
  - Accueil physique : accueillir et orienter les adhérents et autres visiteurs,
  - Accueil téléphonique : assurer le standard téléphonique de FEDERREC,

• Gérer le courrier entrant et sortant : réception, tri et traitement du courrier entrant,
• Enregistrement du courrier sortant, suivi et archivage des courriers envoyés (Chrono),
• Travaux administratifs et bureautiques divers : secrétariat, photocopies, reliures de documents (conventions collectives), mailing, gestion de la boîte mail contact,
• Participer au bon fonctionnement des services généraux : réservation et préparation des salles de réunion, gestion des fournitures, suivi de la maintenance, suivi de la prestation d'entretien et nettoyage des bureaux,
• Assister l'assistante de direction : classer les documents comptables, gestion des ventes d'annuaires, gestion de la cave, aide à l'organisation des déplacements des permanents, contact avec certains prestataires pour assurer le bon fonctionnement des services généraux, composition des dossiers du Conseil d'Administration et Bureau Exécutif de FEDERREC,
• Aide à l'organisation évènements, soutien administratif des équipes,
• Travaux administratifs et bureautiques divers (secrétariat, photocopies, scans..).