La mission :

Au sein de la direction des opérations Citeo Pro l'assistant.e de direction a pour objectif de faciliter l'organisation des directeurs.rices et des équipes.

Plus concrètement vous serez en charge de :

Assurer la gestion et le suivi budgétaire

• Assurer le suivi du budget en lien avec les équipes achats, contrôle de gestion et comptabilité
• Traiter les devis, suivre les contrats et engagements
• Saisir et suivre les commandes et factures sous SAP
• Gérer les notes de frais

Appuyer les directeur·rices dans l'organisation quotidienne

• Gérer les agendas et organiser des réunions complexes (multi-interlocuteurs, contraintes fortes)
• Préparer et assurer le suivi administratif et logistique des dossiers stratégiques
• Rédiger courriers, comptes rendus et supports nécessaires
• Organiser les déplacements (réservations, logistique)
• Réaliser et Assurer le suivi des notes de frais

Apporter un soutien administratif, logistique et organisationnel à l'équipe

• Organiser la logistique quotidienne :
  • Réservation de salles
  • Organisation de réunions et événements
  • Commandes (petits-déjeuners, plateaux repas…)
  • Gérer l'agenda RaiseLab
• Assurer le secrétariat courant :
  • Gestion des to-do lists
  • Rédaction de documents
  • Mailings
  • Création de présentations (PowerPoint)
  • Classement, archivage, fournitures
  • Accueil des visiteurs
• Assurer la circulation de l'information au sein du département et avec les autres équipes
• Préparer et organiser les parcours d'intégration des nouveaux arrivants

Assister directement la Directrice des Opérations

• Assurer un appui quotidien auprès de la Directrice
• Anticiper les besoins, prioriser les actions et sécuriser les échéances
• Garantir la fluidité de l'organisation et la qualité des livrables