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- Traiter les tâches classiques du secrétariat (accueil téléphonique, courrier, gestion des commandes, fournitures de bureau et consommables copieur, ) ;
- Superviser l'organisation logistique de l'agence (déplacements des collaborateurs, notes de frais, planning d'équipes…)
- Produire des pièces administratives de marchés d’appel d’offre et suivi des réponses
Gestion comptable :
- Production des factures
- Aide à la comptabilité : Préparation des déclarations mensuelles de la TVA et Préparation des éléments de paye (Congés payés, Frais du personnel, Tickets restaurant)
- Rapprochements bancaires
- Règlements fournisseurs, pointage des encaissements clients
- Relance clients
Profil recherché
Exigences du poste :
- Atteindre des objectifs et respecter des consignes données par la direction
- Qualité des prestations et du service rendu
- Qualité des relations avec les personnes extérieures et les partenaires internes
- Sens du client : esprit de qualité
- Sens de l’entreprise (sous forme de SCOP)
- Disponibilité importante dans le respect des horaires
- Plaisir au partage.
Savoir-être : l'assistant(e) doit être capable de :
- S'exprimer avec aisance
- Travailler en équipe
- Faire preuve d'autonomie et d'initiative, rendre compte à sa hiérarchie
- Faire preuve de réserve
- Faire preuve de rigueur et d'organisation
Connaissances : l'assistant(e) doit connaître :
- Compétence sur les sites en ligne EDIFLEX et CHORUS PRO
- Les normes, modèles et logiciels de présentation de documents et de traitement de texte,
- Les outils de bureautiques sous Office : maîtrise tableur (excel) et texteur (Word)
- La messagerie électronique Outlook ou Thunderbird
- Les principes des appels d’offre publique
- La facturation (sous Excel)
- La gestion mensuelle comptable simple
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