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Office manager H/F

Publiée le 13/06/2019

Description du poste

Sous la supervision du Directeur Administratif et Financier et de la Responsable Communication pour la partie évènementielle, l’assistant administrative et évènementielle sera responsable de :

Gestion administrative :

- Gestion de l’agenda du Directeur

- Traitement du courrier (envoi et réception)

- Gestion de la boite mail générique « Contact I4CE »

- Gestion des déplacements des membres de l’équipe

- Gestion des locaux (fournitures, clés, liste téléphonique…)

- Gestion des fournisseurs (commandes, devis, factures) et des contrats.

- Gestion des comptes clients (envoi des appels de fonds, des appels à cotisation et des factures)

- Rapprochement des factures fournisseurs et des comptes cliens avec la trésorerie, suivi des relances.

Ressources humaines :

- Préparation de l’arrivée de nouveaux salariés (dossier du personnel, informatique, téléphonie)

- Suivi des tickets restaurant

- Traitement des candidatures reçues (réponse aux candidats, diffusion aux personnes de l’équipe)

Gestion évenementielle :

- Organisation logistique des événements : réservations salles, commandes traiteur, choix des fournisseurs, installation du matériel, réalisation badges/chevalets, impression, accueil des participants,et prise en charge des intervenants.

- Communication digitale en cas d’absence de la Responsable de communication

Profil recherché

De formation Bac +2 minimum, vous justifiez d'au moins 3 ans d'expérience minimum sur un poste similaire.

Pro-actif, dynamique, organisé, méthodique et impliqué, vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et vous avez un très bon relationnel.

De plus, vous avez un bon esprit d'équipe et le sens du service.

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