Description du poste

La mission :
Sous l’autorité du responsable de pôle, au sein d’une équipe d’un peu plus de 50 personnes, et avec l’appui de la direction administrative et financière, l’Assistant(e) Administratif Projets rejoint un module de 3 personnes en charge d’accompagner le financement des projets de la demande de subvention au paiement du solde en interaction forte avec les chargé.e.s de projets. Ce module propose des méthodes, anime et accompagne les procédures administratives et financière de la structure. Il apporte sa connaissance des cadres financiers. Il tente de simplifier les processus administratifs pour tout le monde et en interne au module, en clarifiant notamment le rôle de chacun et les procédures à respecter. Il a en charge la mise en œuvre de la chaîne de procédures administratives et financières. Ces dernières sont déterminées par la direction administrative et financière qui veille au respect des règles.

Elle, il réalise plus particulièrement les missions suivantes :
• Préparation de documents à destination des partenaires financiers en lien étroit avec l'équipe projets et les autres services administratifs
o Élaboration des dossiers de demandes de subventions, demandes d’acomptes, établissement des états récapitulatifs des dépenses y compris mise en forme, frappe, envoi ;
o Élaboration de dossier de réponse à appel d'offre ;
o Préparation des pièces justificatives administratives et comptables ;
o Suivi des caducités des conventions

• Appui au suivi financier des projets :
o Gestion de données métiers et financières sur Progiciel spécifique ;
o Préparation de fichiers EXCEL et calcul pour états récapitulatifs des dépenses ;
o Veille sur les règles administratives et financières des partenaires financiers ;
o Calcul des coûts selon les normes des financeurs concernés.

• Travaux d’archivage et de duplication
o Contribution à l’archivage de documents et pièces comptables et financières ;
o Duplication de documents et pièces administratives et comptables.