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CDI
Expérience : 3 à 5 ans
France - Toute la France - Marseille
Aménagement
Description du poste
Sous l'autorité directe de la directrice régionale du BRGM PACA, l'assistant(e) de l'agence régionale a pour mission d'assurer une mission de secrétariat et d'appui administratif. Il/Elle assiste la direction et l'ensemble de l'équipe composée de 10 personnes.
Les principales tâches attachées à ce poste sont les suivantes :
- Accueil et orientation du public ;
- Réception et orientation des appels téléphoniques ;
- Gestion de l'agenda de la Direction et des agents;
- Traitement du courrier arrivée/départ (enregistrement, diffusion et suivi) ;
- Gestion des contacts ;
- Gestion des fournitures de bureau ;
- Gestion des locaux ;
- Rédaction, mise en forme et édition de courriers ;
- Organisation d'événements et de réunions ;
- Accueil et suivi des dossiers des stagiaires ;
- Saisie mensuelle du journal de régie et état de rapprochement ;
- Gestion des achats (édition et suivi des bons de commandes et des bordereaux de réception et transmission aux tiers) ;
- Assister les chefs de projet dans la réalisation et le suivi administratif de leurs projets (gestion des dossiers projet, suivi de la facturation, commandes, relecture et édition de rapport) ;
- Participation active à la mise en oeuvre à l'application du SMQ (Système de Management de la Qualité) et du SME (Système de Management de l'Etablissement) au sein de la direction régionale;
- Organisation des missions et déplacements, saisie des notes de frais ;
- Gestion de la documentation et des archives (papier et numérique).
Profil recherché
Vous êtes titulaire d'un Bac+2 en assistanat et/ou gestion avec au moins 3 ans d'expérience professionnelle.
Vous mobiliserez les compétences et qualités suivantes :
- Excellentes qualités relationnelles / discrétion ;
- Motivation pour le travail en équipe ;
- Esprit d'initiative ;
- Sens de l'organisation et du classement ;
- Bonne communication écrite et orale ;
- Maîtrise des outils bureautiques usuels (notamment Suite Office).
Une expérience dans une agence régionale serait appréciée, ainsi qu'une bonne connaissance générale de l'ensemble des activités et procédures internes de l'établissement (notamment SMQ et SME).
Ville : MARSEILLE