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Le (la) titulaire du poste est chargé(e) des tâches d’accueil et administratives suivantes :
- accueil physique et téléphonique (gestion du standard téléphonique de l’établissement),
- gestion de la boîte à lettre électronique générique du Parc (boîte « contact »),
- gestion courante du courrier : réception, enregistrement, diffusion et archivage du courrier pour l’ensemble de l’établissement ; expédition et archivage du courrier départ,
- réponse aux candidatures et aux demandes de stage,
- tenue et mise à jour du répertoire des contacts de l’établissement,
- saisie, mise en forme et diffusion de documents divers,
- préparation de dossiers.
Il (elle) participe également à la bonne marche de la vie de l’établissement en contribuant au bon fonctionnement des aspects logistiques généraux : réservation des salles, utilisation des véhicules de service, participation aux commandes de petites fournitures, suivi de la petite logistique.
Compétences techniques et organisationnelles recherchées
- bonne connaissance de l’organisation, du fonctionnement d’une structure administrative, et des circuits de procédure,
- maîtrise des outils bureautiques (WORD, EXCEL, POWERPOINT, OPENOFFICE),
- maîtrise des technologies actuelles de l’information et de la communication,
- maîtrise des techniques de classement et d’archivage,
- bonne organisation du travail,
- rigueur professionnelle,
- disponibilité.
Compétences relationnelles recherchées
- Sens des relations publiques, goût du contact et du travail en équipe,
- Qualités d'écoute et de reformulation,
- Maîtrise de soi,
- Discrétion et confidentialité.
Connaissance du territoire du Parc national des Calanques et intérêt pour les questions
environnementales appréciés
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