Les cookies "essentiels" sont indispensables au bon fonctionnement du site.
Ils vous permettent d'accéder à toutes les rubriques, y compris celles nécessitant de s'identifier.
Ils donnent aussi des données générales d'audience et ne peuvent être désactivés.
Les autres cookies, dits analytiques, ont pour objectif une meilleure compréhension des habitudes des lecteurs.
Ils nous aident à mieux connaître vos attentes afin de vous proposer des services toujours plus pertinents.
Assistant administratif au Secrétariat Général H/F
Publiée le 16/03/2015
Fonctionnaire
Expérience : 1 à 3 ans
Réunion - Plaine des Palmistes
Biodiversité
Description du poste
Sous l’autorité directe du Secrétaire Général, les assistants administratifs apportent un soutien administratif au sein du pool de secrétariat ; A ce titre, ils sont polyvalents (secrétariat classique) et particulièrement exercés à la prise de notes rapides, à la rédaction de compte-rendus et de documents administratifs simples (délibérations, commandes, certificats, etc…).
Compte tenu de l’organisation sous forme de pool, la polyvalence est demandée sur l’ensemble des activités ci-dessous : Activités principales du pool de secrétariat :
· Accueil
- accueil physique et téléphonique des services du siège ;
- gestion des courriers arrivée : enregistrement, diffusion aux services, archivage ;
- courriers départs : adressage, archivage ;
- saisie et mise en forme de documents, classement, diffusion rapide (mailing…).
· Assistance administrative :
- Secrétariat des instances de l’établissement :
- Instances administratives : Conseil d’Administration, Bureau, Conseil Scientifique, Conseil Économique et Social ; …
- Instances du personnel : Comité Technique, Commission Consultative Paritaire ; Comité D’hygiène de Sécurité et des Conditions du Travail ;
- Organisation matérielle des réunions de ces instances.
- Secrétariat des services techniques du siège :
- suivi et la gestion des demandes d’autorisations réglementaires
- Suivi de la formation en lien avec le service RH :
- assurer le suivi des inscriptions en formation : convocations, attestations ; …
- assurer l’organisation des formations en interne : réservation de salles, organisation matérielle (pauses, repas, … ) ;
- participer à l’élaboration des tableaux de suivi des formations.
Personne à contacter :
Secrétariat Général du Parc national de La Réunion – Service des Ressources Humaines :
sylvaine.latchimy@reunion-parcnational.fr
Profil recherché
Connaissances :
Connaissance de l’organisation et fonctionnement d’une structure administrative
Connaissance du fonctionnement d’un établissement public et de ses instances appréciée Connaissances juridiques administratives de base appréciées
Savoir faire :
Maîtrise des outils bureautiques classiques ;
Organisation et planification du travail ;
Techniques de classement et d’archivage ;
Application de procédures et de consignes.
Savoir être :
Capacité d’écoute, de reformulation ;
Maîtrise de soi dans les relations conflictuelles ;
Respect de consignes de confidentialité ;
Permis de conduire B indispensable.