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Secrétaire et assistant opérationnel H/F

Publiée le 05/06/2019

Description du poste

Nous recherchons un(e) secrétaire/assistant(e) opérationnel(le) en CDI à mi-temps dans notre agence de Saint-Grégoire, à proximité de Rennes (20h par semaine)

PME de l’énergie spécialisée dans le développement, la construction et l’exploitation de parcs éoliens et solaires en France, nous recherchons actuellement un(e) Secrétaire-Assistant(e) opérationnel(le) pour renforcer nos équipes, dans notre agence de Saint-Grégoire.

Vos missions s’articuleront autour d’une partie secrétariat administratif et assistanat opérationnel des équipes.

Dans le détail vous serez en charge de :

- Du secrétariat, standard téléphonique, courrier, gestion des locaux agences et sites (prestataires pour l’entretien, les petits travaux, la conformité, …), gestion des fournitures et du petit matériel.
- Gestion des déménagements (mobilier, courriers prestataires, fournisseurs et contacts opérationnels, mis en place affichage obligatoire, etc …)
- Gestion de prestataires (brochures et cartes de visite, fournitures, petites commandes, constitution des contrats et de dossiers)
- Gestion de flottes (véhicules, assurances, téléphonie, copieurs)
- Gestion des déplacements professionnels, réservations (transport, hôtel, …)
- Gestion des notes de frais, gestion des comptes de transport
- Renommage et archivage de fichiers sur le réseau informatique
- Saisie de documents en GED, scans et suivi de la vie des documents.
- Circulation et suivi de validation des factures en lien avec la comptabilité/trésorerie pour les agences.
- Compilation dans des tableaux de synthèse des factures des différents prestataires et du suivi de leurs validations (fichier partagé avec les autres agences)

Du soutien aux équipes opérationnelles :
- Rédaction et suivi de divers courriers liés à l’opérationnel
- Gestion de base données et mise en place de publipostage pour des courriers.
- Courrier de servitude lors de consultation de nouvelle zone (armée, aviation civile, …)
- Aide à la compilation et au dépôt des dossiers d’autorisation administrative
- Aide à l’établissement et au suivi de commandes opérationnelles
- Aide à la compilation et rédaction de contrats
- Prise de note et rédaction d’un compte rendu de réunion
- Collecte de données opérationnelles, mise en forme et analyse des données sous Excel
- Aide à l’archivage des fichiers papier et numérique sur le réseau informatique

Profil recherché

Diplômé(e) d’une formation supérieure gestion et assistanat administrative (type BTS ou DUT), vous avez une expérience similaire de minimum 3 à 5ans.

Vous êtes autonome, méthodique et cartésien(ne) dans vos actions, et très organisé(e) ; vous savez faire preuve de rigueur et définir les priorités. Vous avez la capacité pour gérer plusieurs sujets en parallèle et dans le temps, ainsi qu’une capacité à synthétiser, conclure et apporter votre aide à une prise de décision.
Vous êtes particulièrement à l’aise sur Excel et Word, vous êtes d’une nature curieuse et avez l’esprit logique.

Sensible à la cause environnementale, vous souhaitez vous investir dans une jeune société dynamique en plein essor, et participer au développement d’un projet d’envergure.

La pratique d’un anglais professionnel serait un plus.

Adresser CV + lettre de motivation en précisant la référence Assist gestion opé Rouen à rh@vol-v.com

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