Description du poste

Rattaché(e) au Directeur d’agence, vous prendrez notamment en charge les missions suivantes :

• Assurer le secrétariat et l’accueil de l’agence :
- Participer à la bonne organisation de l’agence et gérer l’accueil téléphonique et physique
- Réceptionner et réaliser le départ du courrier et des livraisons
- Réserver les modalités liés aux déplacements, commander les fournitures
- Gérer les archives et contribuer à la bonne gestion des locaux

• Assister le Directeur d’agence dans ses missions de gestion administrative de l’agence :
- Elaborer des comptes rendus et faciliter la communication au sein de l’agence
- Tenir l’agenda du Directeur d’agence
- Recueillir les documents pour les services administratifs

• Participer au process d’administration commerciale et aux tâches administratives relevant de la bonne réalisation des études :
- Mettre à jour les références et participer au montage administratif des appels d’offres
- Réaliser les DICT (Déclaration d’intention de commencement de travaux)
- Effectuer des relectures de rapports
- Assurer le suivi administratif et financier des dossiers (devis, élaboration et envoi des factures, gestion des commandes et factures fournisseurs, suivi et relance des impayés, archivages des dossiers)

Vous réalisez vos missions en relation permanente avec les Assistantes des autres agences, le Directeur d’agence, les Chefs de projets et les Ingénieurs qui vous confient ces tâches administratives, dans un souci de respect de la qualité et des délais.

Le poste est basé à Fontenay-sous-bois (94). CDI à temps complet. Statut ETAM CCN Syntec.