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Mise à jour le 25/02/2021
Chargé des travaux des assemblées délibérantes DAJ 017 H/F

CDI 1 à 3 ans France - Île-de-France - PARIS 75

> Le poste

Au sein du service des assemblées délibérantes, sous l'autorité du responsable du service, le chargé des travaux des assemblées délibérantes a pour mission d'assurer l'ensemble des activités administratives nécessaires à l'organisation et la gestion des assemblées délibérantes, en étroite collaboration avec son/sa collègue. Afin d'assurer une continuité de service, les deux chargés des travaux du service seront amenés à se suppléer et se coordonner au quotidien. Activités principales :

* Assurer le secrétariat du Conseil d'Administration et du Bureau :
Accueil physique et téléphonique du service,
Renseigner et informer les Directions du SIAAP, les collectivités partenaires et les autres divers interlocuteurs externes, Saisir et mettre en forme des travaux bureautiques,
Classer et archiver les documents.

* Organiser les conditions nécessaires au bon déroulement des assemblées délibérantes :
Accueillir et orienter les membres des assemblées délibérantes pour la bonne tenue des registres et documents règlementaires,
Organiser la logistique des assemblées en fonction de leur calendrier prévisionnel (convocations, réservations de salles etc.),
Préparer les réunions, contrôler les dossiers qui sont soumis en sécurisant la constitution des dossiers de séance,

* Contôler l'envoi des convocations, des ordres du jour, es exposés, etc.
Préparer et mettre en oeuvre les formalités règlementaires applicables aux décisions de l'assemblée délibérante, dans le respect des procédures internes :
Mettre en forme et suivre les actes : mise en signature, envoi à la Préfecture, notification aux Directions, Assurer la tenue des délibérations au sein du registre des délibérations.
Veiller au bon fonctionnement de la dématérialisation des actes, Organiser et contrôler l'affichage légal de la publication des actes, Renseigner et actualiser les outils (indicateurs et tableaux de bord...) de suivi du système qualité (traçablité, gestion des anomalies...)

* Divers :
Gérer les relations avec le prestataire chargé de la rédaction des PV des assemblées.
L'agent peut être amené à assurer le bon déroulement de la présentation des actes lors des assemblées, en l'absence du responsable de service.

Secteurs
⟩ Eau : Assainissement

> Le profil recherché

Compétences attendues :

* Savoir :
Maitrise des techniques de rédaction administrative,
Pratique courante des outils informatiques bureautiques,
Connaissances sur le fonctionnement des institutions territoriales et de leurs instances délibératives (après pise de poste et formation, le cas échéant) ;

* Savoir-faire :
S'adapter à la diversité des interlocuteurs,
Adapter sa pratique aux exigences qualité,
Classer et archiver des documents ;

* Savoir-être :
Sens de l'organisation et rigueur dans l'application des procédures,
Discrétion professionnelle absolue,
Aisance relationnelle.


* Formation initiale : Niveau Bac

* Expérience professionnelle : Expérience dans un poste similaire

* Avantages :
Rémunération attractive,
Formation professionnelle assurée,
Restaurant d'entreprise ou ticket restaurant,
Comité d'actions sociales,
Participation à la mutuelle prévoyance,
Congés + RTT.

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Référence : DAJ 017/EE - 219967

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SIAAP

Le SIAAP transporte et dépollue chaque jour les eaux usées, les eaux pluviales et les eaux industrielles de l'agglomération parisienne, soit 9 millions d'usagers.

Couvrant un territoire de 1800 km2, il traite chaque jour près de 2,5 millions de m3 d’eaux usées par temps sec. Ce volume peut augmenter brutalement en cas de fortes pluies.

L'expertise du SIAAP dépasse le traitement des eaux usées : valorisation énergétique des déchets produits, protection des milieux naturels, anticipation des évolutions aussi bien climatiques que démographiques.
www.siaap.fr

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