Description du poste

Au sein de notre Agence Hydrocurage & Inspection, vous assurerez les missions suivantes :

SECRÉTARIAT
• Assurer l’accueil du Centre/Agence (physique et téléphonique via standard),
• Gérer le courrier entrant et sortant,
• Passer les commandes de fournitures (sous-traitant, fournisseurs, etc.)
• Classement, planning de réunion, prise de rendez-vous, pré-planification, consultation des fournisseurs sur demande de l’exploitation,

FACTURATION / CONTRATS
• Assurer la facturation des agences : préparer les tableaux de bord des provisions (sous-produits), saisie des éléments interne / externe au fil de l’eau pour permettre les facturations internes sur les DR, facturation des clients externes...
• Assurer l’actualisation des formules de révision,
• Transmettre à la Direction / Bureau d’Etude les avenants et contrats parvenus en Agence
• Relance des impayés / créances douteuses auprès des clients

GESTION DES DONNÉES D’EXPLOITATION
• Collecter et synthétiser les données d’exploitation sur la base des éléments transmis par les Responsables d’exploitation, de les restituer à sa hiérarchie, après avoir mis en évidence les écarts constatés.

COMMERCIAL
• Mettre à jours les bases commerciales (Legal Suite, base contrat/convention, marché à bon de commande via Excel) en lien avec l’exploitation et le CPO (Référentiel contractuel / MIRE)
• Préparer des dossiers de réponse aux Appels d’Offres, Consultation, Marché à bon de commande en lien avec les exploitants (Impression, courrier d’accompagnement, préparation des éléments du dossier administratif, envoi du dossier, etc.)

RESSOURCES HUMAINES
• Assurer le suivi du dossier du personnel, avancement du plan de formation,
• Effectuer le suivi administratif / relais de la DRH (préparation courrier, etc.)

QUALITÉ
• Gérer le système qualité de l’agence, effectuer l’information sur les mises à jour, garantir la diffusion de l’information et l’actualisation sur le serveur.
• Centraliser et diffuser les indicateurs de performance du Centre.
• Gérer le suivi des réclamations clients et des indicateurs associés
• Veiller à favoriser la circulation de l’information.