Description du poste

2.1 Secrétariat de direction :
Assure le secrétariat du directeur et du directeur-adjoint, notamment :
• gestion du calendrier, gestion des appels, prise de rendez-vous, réservations, gestion des déplacements ;
• standard téléphonique (appels internes & externes) et portier en lien avec les autres assistantes des services ;
• réception, enregistrement et diffusion les courriers et courriels dans les services ;
• coordination de la participation du personnel de l’établissement à des manifestations extérieures ;
• gestion des fichiers d’adresse de l’établissement (mise à jour, gestion des utilisateurs multiples…) ;
Appui ponctuel auprès des différents chargés de missions de la cellule stratégie territoriale.
2.2 Secrétariat des instances :
Assure le secrétariat de certaines instances de l’établissement, notamment des conseils d’administration du Parc et du GECT en lien avec le directeur responsable, et notamment :
• convocations, relances, organisation logistique, gestion des déplacements des membres ;
• rédaction des procès-verbaux et préparation des délibérations du conseil d’administration et de son bureau ;
• envoi au contrôle de légalité, gestion et archivage des procès-verbaux et délibérations ;
2.3 Animation du réseau des assistantes de l’établissemen t :
• coordination des diverses missions des assistantes des différents services de l’établissement ;
• suivi de la permanence du service des assistantes de l'établissement (suivi des congés, tenue du standard etc.....) ;
• mutualisation des bonnes pratiques, outils et documents type ;
2.4 Suivi budgétaire et financier des projets transfrontaliers : En lien avec la chargée de mission Ingénierie financière, l'assistant(e) de direction est chargé(e) des missions suivantes :
• saisie et suivi des bons de commandes et factures sur le logiciel dédié aux budgets transfrontaliers ;
• actualisation des tableaux de bord ;
2.5 Suivi du dossier de candidature au patrimoine mondial de l'UNESCO : En lien avec le directeur-adjoint et la chargée de mission Ingénierie financière, l'assistant(e) de direction est chargé(e) des missions suivantes :
• convocations, organisation logistique, et gestion des déplacements des différents intervenants extérieurs ;
• contribution à l'élaboration des rapports.