Description du poste

Placé sous l’autorité hiérarchique du chef de service Accueil et sensibilisation, l’assistante est basée à Florac (48).
Elle a en charge :
1. Le secrétariat du service :
- le secrétariat du chef de service et de l’ensemble des personnels du service : agendas, préparation et suivi du courrier, invitation et organisation des réunions du service
- le secrétariat des commissions spécialisées gérées par le service : invitation, dossiers de séance, logistique.
- l’archivage du service, y compris informatique
- La gestion des bases de données type « contacts » et de l’organisation générale du serveur du service
- Participer en tant que de besoin à la vie de l’établissement public (réceptions, encartages, duplications…) en cohérence avec la charge de travail du secrétariat de l’accueil.
2. Le suivi administratif des demandes d’autorisation de manifestations sportives et culturelles en lien avec le chargé de mission tourisme.
- Enregistrement des demandes et classement des dossiers
- Sollicitation des avis en interne
- Préparation des courriers, arrêtés d’autorisation en lien avec le chargé de mission tourisme
- Tenue du tableau de bord de suivi des dossiers
3. Le suivi du budget et des commandes du service
a. saisie des commandes et des services faits dans Musyc (en suppléance pour les commandes boutique, communication et festival nature)
b. envoi des commandes aux fournisseurs (en suppléance pour les commandes boutique, communication et festival nature)
c. Suivi des factures et relance des fournisseurs (en suppléance pour les commandes boutique, communication et festival nature)
d. suivi des comptes budgétaires utilisés ou gérés par le service
4. La suppléance pour l’accueil et l’information du public :
- assurer l’accueil du public dans le centre d’information du Parc national à Florac comprenant la tenue du standard téléphonique pour l’ensemble du siège et le renvoi sur les personnels du Parc national concernés, Fiche de poste assistance SAS, juillet 2015 page 3/4
- l’accueil administratif de tous publics, l’accueil et les renseignements touristiques et patrimoniaux et la mise à disposition gratuite et payante de la documentation et autres produits diffusés par le Parc national.
Pour mener à bien ses missions la chargée d’accueil participe aux réunions du service accueil et sensibilisation tous les 15 jours.