Description du poste

Le (la) titulaire du poste est chargé(e) des taches courantes d'assistanat de Direction : accueil physique et téléphonique, gestion de l'agenda de la Direction, prise de rendez-vous, mise en forme de documents, expédition, réception et enregistrement du courrier pour l'ensemble de l'établissement, gestion des e-mails de l'adresse générique « contact » du Parc, mise à jour du répertoire « contacts » de l'établissement.
Il (elle) participe également à la bonne marche de la vie de l'établissement : il (elle) assiste le Directeur et le Secrétaire Général dans les relations externes ainsi que dans la préparation et le suivi des réunions des instances de gouvernance. Il (elle) veille au bon fonctionnement des aspects logistiques généraux : entretien des locaux, utilisation des véhicules de service, commande de petites fournitures.
Activités principales :
- Assurer le secrétariat courant du siége de l'établissement : accueil physique et téléphonique (tenue du standard), gestion du courrier, rédaction et mise en forme de notes, préparation de dossiers,
- Gérer l'agenda et l'ensemble des contacts internes et externes du Directeur (prise de rendez-vous),
- Assurer la bonne circulation de l'information en interne et en externe,
- Assurer le secrétariat des comités de direction et des réunions de service,
- Préparer les réunions statutaires liées à la gouvernance (conseil d'administration, bureaux, conseil scientifique, conseil économique, social et culturel) : veiller au respect des calendriers, adresser les convocations, structurer les dossiers de séance et assurer leur diffusion, pourvoir à l'organisation matérielle des séances,
- Suivre la mise en oeuvre des délibérations et assurer la mise en ligne des actes et décisions réglementaires au recueil des actes administratifs,
- Organiser les déplacements et hébergements des agents,
- Veiller au bon fonctionnement des moyens généraux : locaux, véhicules de service, matériel informatique et de téléphon ie, petites fournitures,
- Préparer les réunions des instances représentatives des personnels (CT, CHS, CCPC),
- Appuyer le Secrétaire Général sur les questions de Ressources Humaines (gestion des congés, commande des titres restaurant, réponse aux candidatures).