Description du poste

L’OiEau recrute, pour son site de Sophia Antipolis (25 collaborateurs), un(e) assistant(e) de suivi administratif et financier pour des projets internationaux.
Le/la candidat(e) retenu(e) intègrera l’équipe chargée du « support administratif et logistique », et effectuera, sous l’autorité de la Directrice, les missions suivantes :

- Mettre en oeuvre la procédure Appel d’offres pour l’ensemble des sous-traitants de différents projets (validation des termes de références, préparation des dossiers d’appel d’offres, réception des offres, vérification de conformité, comité de sélection, contacts avec le sous-traitants pour mise au point du contrat, suit les échéances des paiements, préparation des avenants, …) en respectant les procédures spécifiques aux différents projets (France, Europe, etc.)
- Suivre les contrats clients / Règlements / Relances
- Elaborer les rapports financiers en lien avec le chargé de projet et le contrôle de gestion.
- Contribuer à la remonté des dépenses (préparation des pièces justificatives, consultation, devis, preuves de virement, etc.)
- Assurer la préparation logistique des missions : recherche et réservation des déplacements (visas, ordres de mission, …),
- Assurer le suivi des remboursements des frais de missions : calculs et versements des indemnités journalières, validation des frais engagés, recueil des pièces comptables, etc.
- Assurer la préparation logistique des évènements : recherche et réservation des trajets (bus, bateau, avion), gestion des visas, réservation des salles, des hôtels, des restaurants, etc.
- Organiser l’archivage de la documentation des dépenses, classer les dossiers physiques et électroniques des projets,
- Participer et suivre les audits financiers des projets,
- Être référent(e) de l’équipe projet sur les aspects administratifs,
- Travailler sur le budget (engagé, payé, prévisionnel) avec le chef de projet et le contrôle de gestion,
- Être l’interlocuteur(trice) des bénéficiaires ou des partenaires sur des aspects administratifs et financiers,
- Rédiger des consignes/recommandations spécifiques pour le bon déroulement de certains projets.