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Publiée le 25/01/2023
Assistant de suivi administratif et financier projets internationaux H/F

CDI 3 à 5 ans France - Provence-Alpes-Côte d'Azur - Sophia Antipolis (06)

> Le poste

L’OiEau recrute, pour son site de Sophia Antipolis (25 collaborateurs), un(e) assistant(e) de suivi administratif et financier pour des projets internationaux.
Le/la candidat(e) retenu(e) intègrera l’équipe chargée du « support administratif et logistique », et effectuera, sous l’autorité de la Directrice, les missions suivantes :

- Mettre en oeuvre la procédure Appel d’offres pour l’ensemble des sous-traitants de différents projets (validation des termes de références, préparation des dossiers d’appel d’offres, réception des offres, vérification de conformité, comité de sélection, contacts avec le sous-traitants pour mise au point du contrat, suit les échéances des paiements, préparation des avenants, …) en respectant les procédures spécifiques aux différents projets (France, Europe, etc.)
- Suivre les contrats clients / Règlements / Relances
- Elaborer les rapports financiers en lien avec le chargé de projet et le contrôle de gestion.
- Contribuer à la remonté des dépenses (préparation des pièces justificatives, consultation, devis, preuves de virement, etc.)
- Assurer la préparation logistique des missions : recherche et réservation des déplacements (visas, ordres de mission, …),
- Assurer le suivi des remboursements des frais de missions : calculs et versements des indemnités journalières, validation des frais engagés, recueil des pièces comptables, etc.
- Assurer la préparation logistique des évènements : recherche et réservation des trajets (bus, bateau, avion), gestion des visas, réservation des salles, des hôtels, des restaurants, etc.
- Organiser l’archivage de la documentation des dépenses, classer les dossiers physiques et électroniques des projets,
- Participer et suivre les audits financiers des projets,
- Être référent(e) de l’équipe projet sur les aspects administratifs,
- Travailler sur le budget (engagé, payé, prévisionnel) avec le chef de projet et le contrôle de gestion,
- Être l’interlocuteur(trice) des bénéficiaires ou des partenaires sur des aspects administratifs et financiers,
- Rédiger des consignes/recommandations spécifiques pour le bon déroulement de certains projets.

> Le profil recherché

Formation : BAC +4
Expériences professionnelles : 4 ans minimum
Langues : Français et Anglais courant, écrit et parlé.

Compétences techniques :
Compétence en rédaction de contrats
Maîtrise des outils micro-informatiques : Excel avancé, traitements de texte, power point…

Aptitudes :
Organisation et rigueur
Aisance avec les chiffres
Polyvalence, Aptitudes à suivre plusieurs projets simultanément
Capacités rédactionnelles
Respect des procédures
Motivation, dynamisme, ouverture d’esprit
Capacité à travailler en groupe
Esprit synthétique et réactif
Confidentialité

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Référence : Assistant(e) suivi administratif et financier/EE - 274360

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L'Office International de l’Eau (OIEau) est une association sans but lucratif et chargée de Missions d’Intérêt Général. L’OIEau anime un réseau de partenaires : des organismes publics et privés impliqués dans la gestion et la protection des ressources en eau, en France, en Europe et dans le Monde.
www.oieau.org

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