Description du poste

Nous recrutons pour notre client, société qui accompagne les entreprises et collectivités vers la transition écologique, énergétique et économique, un.e « Assistante de Direction » pour des projets dans les Hauts-de-France.
Sous la responsabilité directe de la Direction Générale vous assistez principalement la Directrice Générale et son DG adjoint afin d’optimiser la gestion de leur activité.

A ce titre, vos principales missions :
• Piloter le suivi statutaire de l’association (bureau, Conseil d’administration, et assemblée générale)
o Etablir le calendrier des réunions en lien avec la directrice et le président
o Envoyer les ordres du jour dans le respect des délais statutaires, les comptes rendus, préparer l’AG
• Organiser et participer aux réunions, rédiger les comptes-rendus et assurer le suivi des décisions prises en lien avec la direction
o Tenir à jour les registres de l’association et réalise les déclarations juridiques nécessaires
• Être un business partner de la direction, par ses analyses et propositions
o Participer aux réflexions sur l'optimisation des systèmes de gestion (CRM) en lien avec le responsable SI/responsables de pôles/responsable administratif et financier
o Proposer des améliorations process pour gagner en efficacité dans les services et accompagne leur mise en œuvre
o Mettre en place des indicateurs/reportings nécessaires au suivi des activités de la direction et en assure le suivi
• Être en appui opérationnel de la direction pour la gestion avec les financeurs
o Coordonner le suivi des principales conventions publiques
o Participer à la rédaction des demandes de financement et les bilans de fin de conventions avec l’appui des responsables de pôles
o S’assurer de la transmission des données dans le respect des délais conventionnels
• Assurer à la demande de la direction générale les liens en interne pour répondre aux financeurs, clients, partenaires
o Faire l’interface avec les collaborateurs pour obtenir les informations nécessaires à la réalisation d’un document ou à une information nécessaire à la direction
o Synthétiser l’information demandée pour la direction générale et transmettre l’information.
o Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)