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Publiée le 25/07/2022
Assistant(e) administratif(e) H/F

CDI 1 à 3 ans France - Île-de-France - Issy les Moulineaux

> Le poste

Ginger INTERNATIONAL est né en janvier 2022, du rapprochement entre l’Agence internationale de Ginger BURGEAP et de sa filiale dédiée à la coopération internationale en santé publique, Ginger CREDES. Créé en 1984, Ginger CREDES (devenu le département santé de Ginger INTERNATIONAL) est une société offrant des services de conseil et d’assistance technique au secteur de la santé pour le compte des Ministères de la santé des Pays en développement. Le département santé est intervenu sur l’ensemble des continents, et est aujourd’hui un des plus anciens bureaux français d’appui technique au secteur de la santé : il a réalisé plus de 350 projets dans plus de 70 pays.

Ginger INTERNATIONAL travaille pour le compte d’opérateurs privés, de bailleurs de fonds et institutions intervenant dans le champ de l’aide au développement en santé tels que l’Union Européenne (UE), la Banque africaine de développement (BAD), l’Agence française de développement (AFD) et les organismes des Nations Unies (OMS, ONUSIDA, PNUD, UNICEF), etc.

Le Département Santé intervient sur de nombreux domaines d’expertise :
- Politiques et systèmes de santé
- Financement des systèmes de santé et couverture du risque maladie ;
- Planification stratégique et opérationnelle, décentralisation ;
- VIH/SIDA et autres maladies transmissibles ;
- Santé maternelle et infantile ;
- Politiques pharmaceutiques et du médicament ;
- Gestion des ressources humaines et Formation en santé ;
- Partenariat public-privé et contractualisation ;
- Gestion hospitalière et restructuration du secteur hospitalier ;
- Interactions environnement / santé.

L’assistant(e) administratif(ve) participe à l’organisation interne du département et travaille également en collaboration avec les chef.le.s de projets. Il/elle participe à la réponse aux appels d’offre et fournit un appui dans le cadre des projets mis en œuvre.

Voici vos missions :

Bon fonctionnement et organisation interne du département :
- Secrétariat courant du département (accueil physique et téléphonique des visiteurs, traitement du courrier entrant, envoi du courrier (postal, chronopost, DHL), préparation de courriers divers, etc.) ;
- Assurer la préparation et l’organisation logistique des réunions, évènements, formations, etc. ;
- Réaliser et suivre les commandes (fournitures de bureaux, cartes de visite, goodies, traductions, etc.) ;
- Assurer la gestion du matériel informatique du département et tenir à jour la liste du matériel en collaboration avec le Département Informatique de Ginger ;
- Mise à jour et suivi du planning interne du département ;
- Suivi et mise à jour des modèles de documents ;
- Archivage et classement (physique et informatique) des documents.

Réponses aux candidatures et appels d’offre :
- Préparer les modèles (documents administratifs, techniques, etc.) selon les règles internes et des bailleurs de fonds ;
- Collecte et gestion des documents administratifs (Kbis, attestation fiscale, rapport CAC, etc.) requis pour chaque dossier, y inclus la collecte des documents auprès des partenaires en cas de consortium ;
- Appuyer les chefs de projets dans la mise en forme des documents (mémoire technique, CV, fiches de référence des projets, etc.) ;
- Elaborer les pages de garde et pages de séparation, et assurer l’assemblage final des dossiers ;
- Imprimer, numériser et relier les documents constitutifs de la candidature / de l’offre ;
- Envoyer et suivre le bon acheminement des dossiers de candidatures et offres.

Appui logistique à la gestion de projets :
- Gérer les aspects logistiques des déplacements du personnel siège et des consultants (réservation de vols / trains, hôtel et constitution des demandes de visa, etc.) ;
- Mettre en forme des documents (présentation PowerPoint, rapports, CV, etc.) ;
- Envoyer et suivre le bon acheminement des livrables et factures.

Secteurs
⟩ QHSE : RSE / DD

> Le profil recherché

Vous êtes titulaire d'une formation Bac+2 et avez une première expérience en tant qu’Office Manger ou Assistant.e administratif.ve.

Vous maîtrisez les outils informatiques (Pack MS Office) et êtres capable de travailler en anglais, une seconde langue est un plus (espagnol, portugais ou autre).

Doté(e) d'un très bon relationnel, vous aimez travailler en équipe et avec des multiples interlocuteurs. De plus, vous êtes rigoureux.se, organisé.e et dynamique.

Résistant.e au stress, vous savez prioriser vos missions et êtes capable de travailler dans l’urgence et sur de multiples dossiers de manière concomitante.

Vos points forts :

Vous avez le souci du détail et l’exigence du travail bien fait.

Vous aimez qu’on vous confie des responsabilités et faire preuve d’initiative.

Vous êtes d’un naturel convivial, volontaire et optimiste.

© Crédits photos : BURGEAP, Lionel Ruhier.
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Référence : CHARGEE.ACQ.SANTE/EE - 261736

Postuler en ligne via le site de GINGER BURGEAP

GINGER BURGEAP

L’environnement vous passionne ! Depuis plus de 70 ans, GINGER BURGEAP est leader dans la dépollution des sites et sols pollués.

Intégrer le bureau d’études GINGER BURGEAP (Groupe Ginger), c’est intégrer une équipe, de 400 collaborateurs, investie dans la préservation de l’environnement et les changements climatiques.

Vous aurez pour missions : la réalisation de villes durables, accompagner les industries écoresponsables et favoriser la transition énergétique.

Votre job : inventer, concevoir et mettre en oeuvre des solutions adaptées.
www.ginger-burgeap.com

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