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Ginger Burgeap recherche pour son agence Loire Bretagne en remplacement d’un congé maternité, un(e) assistant(e) administratif-(ve), rattaché(é) à la responsable de l’agence. Vous assisterez une quarantaine de personnes basées à St Herblain, Tours et Quimper en binôme avec une seconde assistante en poste.
Vos principales missions seront les suivantes :
- Secrétariat courant : gestion et tri du courrier et mails, accueil, classement & archivage, commandes de fournitures, préparation et envoi de colis (programmation transporteurs) … ;
- Gestion du planning des voitures ;
- Gestion des déplacements et réservations (voiture, train, avion, hôtel) ;
- Téléchargement des dossiers de consultation des entreprises d’appels d’offres sélectionnés et suivi des échéances ;
- Préparation administrative des appels d'offres et montage final, dépôt via CHORUS ou autres plateformes ;
- Enregistrement des commandes clients dans le logiciel gestion/clients ;
- Facturation clients, relance des échéances de facturation auprès des chargés de projets,
- Recouvrement ;
- Envoi et suivi des enquêtes de satisfaction clients ;
- Bon de commande fournisseurs (DAI)
Lieu de travail : Saint Herblain (déménagement sur Couëron en décembre 2021)
Formation générale ou spécialisée : BTS secrétariat ou gestion administrative
Années d’expérience professionnelle : 5 années minimum, une expérience en bureau d’études serait un plus
Compétences requises :
- Maîtrise des outils bureautiques indispensable (Word & Excel, mailing).
- Etre à l’aise avec les outils informatiques d’une manière générale (utilisation d’outils informatiques propre à GINGER BURGEAP).
- Etre à l’aise avec les chiffres, la connaissance de chorus et de la facturation des marchés publics, et des sous-traitants en paiement direct serait un plus.
Aptitudes :
- Rigueur, très bon relationnel (beaucoup de contacts avec la direction, les ingénieurs, les fournisseurs, les partenaires), organisé, capacité d’adaptation, d’organisation et sens des priorités
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