Description du poste

Rejoindre le CSTB, c'est rejoindre une communauté composée de 971 collaborateurs experts au service de ses clients, de ses partenaires et de l'intérêt général avec pour ambition d'anticiper les bâtiments et la ville de demain, pour améliorer la qualité de vie des usagers. Nos activités clés sont axées autour de la recherche, de l'expertise, de l'évaluation, de la certification, des essais et de la diffusion de connaissances. Depuis 1947, nous accompagnons les acteurs dans l'innovation et la progression de la qualité et de la performance des produits, ouvrages, systèmes et services.

Rejoindre le CSTB, c'est également rejoindre un employeur engagé, signataire de la Charte de la diversité, qui valorise le travail de chacun et qui s'engage en faveur de l'égalité professionnelle et de l'intégration des travailleurs handicapés. Grâce à ces actions, nous sommes classés parmi les 500 meilleurs employeurs de France d'après la revue économique Capital.

Alors, prêt.e à rejoindre l'aventure CSTB ?

La Direction Santé Confort recherche un(e) Assistant(e) en CDD pour une durée de 8 mois sur son site de Grenoble, dans le cadre d'un remplacement de congé maternité.

Vous réalisez toutes les tâches courantes administratives et logistiques d'un service afin d'en garantir le bon fonctionnement. Vous apportez un soutien administratif à l'équipe et plus particulièrement au responsable de service.

Principales missions :

* Assurer toute activité permanente ou ponctuelle liée à l'administration et à la logistique.
* Assurer l'interface avec l'ensemble des directions du CSTB, représenter le service en interne comme en externe dans un rôle d'accueil téléphonique et physique.
* Produire et mettre en forme des documents divers en soutien des équipes du service (ex: rapports d'essais/recherche expertise, courriers clients, etc).
* Préparer les réunions de service sur un plan administratif et logistique (préparation de dossiers, réservation de salle), rédiger les comptes rendus des réunions auxquelles vous participez et s'assurer de leur bonne diffusion.
* Conduire et organiser les évènements du service en concertation avec les différents partenaires.
* Gérer le classement, l'archivage et le référencement dans le respect de la démarche qualité et de la méthode Arcateg.
* S'inscrire dans une démarche d'amélioration continue afin d'accroître l'efficacité du service en interne comme en externe (système qualité).
* Apporter un soutien général aux équipes sur des dossiers spécifiques, notamment en cas d'absence d'un collaborateur.
* Activités complémentaires :
* Réaliser les demandes d'achats et s'assurer du respect de la politique achats.
* Produire les ordres de missions et les états de frais dans les outils prévus à cet effet (SAP FMS, Notilus).
* Suivre les dépenses dans le respect du budget et assurer la liaison avec l'agence comptable et le contrôle de gestion (gestion et suivi des devis, contrats, factures, etc).
* Assurer la gestion des temps dans SAP et veiller aux temps de travail des équipes dans notre SIRH Cegedim.
* Assurer la gestion de l'agenda et de la messagerie (si déléguée) du manager, prises de rendez-vous, organisations des réunions, déplacements, mise à jour des contacts.
* Contribuer à la constitution des dossiers d'appels d'offres et y répondre le cas échéant.
* Participer à des projets spécifiques sur demande du manager.