Description du poste

Rejoindre le CSTB, c'est rejoindre une communauté composée de 971 collaborateurs experts au service de ses clients, de ses partenaires et de l'intérêt général avec pour ambition d'anticiper les bâtiments et la ville de demain, pour améliorer la qualité de vie des usagers. Nos activités clés sont axées autour de la recherche, de l'expertise, de l'évaluation, de la certification, des essais et de la diffusion de connaissances. Depuis 1947, nous accompagnons les acteurs dans l'innovation et la progression de la qualité et de la performance des produits, ouvrages, systèmes et services.

Rejoindre le CSTB, c'est également rejoindre un employeur engagé, signataire de la Charte de la diversité, qui valorise le travail de chacun et qui s'engage en faveur de l'égalité professionnelle et de l'intégration des travailleurs handicapés. Grâce à ces actions, nous sommes classés parmi les 500 meilleurs employeurs de France d'après la revue économique Capital.

Alors, prêt.e à rejoindre l'aventure CSTB ?

La Direction Enveloppe du Bâtiment recherche un(e) Assistant(e) en CDI pour son site basé à Champs-sur-Marne.

La Direction Enveloppe du Bâtiment est une Direction Opérationnelle composée de 3 divisions exerçant les activités de recherche, de certification, d'évaluation et d'essais. Au sein de la Division Recherche et Expertise de l'Enveloppe du Bâtiment, vous rejoignez une équipe d'environ quinze personnes se situant à Marne-la-Vallée et à Grenoble.

Vos principales missions :

1. Gestion administrative de l'activité d'expertise de la direction en binôme avec la deuxième assistante sous la responsabilité du responsable de division (60 %) :

* Frappe des courriers, création des comptes client, créations sous PEGA des opportunités (hors contrat cofinancés), des offres et édition des devis, notification des commandes aux chargés d'affaires, mise en forme et vérifications orthographiques des rapports d'expertise, édition des demandes de facturation et suivi de la facturation, réalisation du RAF sur les affaires d'expertise individuelle. Mise à jour des tableaux de gestion de l'activité.
* Réalisation de l'archivage numérique des dossiers d'expertise.

2. Assister les chargés d'affaires dans la gestion administrative et financière des contrats ou actions de recherche pluriannuelle (15 %) :

* Planification régulière, suivi et comptes-rendus des revues de projets, mise en forme et vérifications orthographiques des rapports, réalisation du RAF sur les contrats avec appui du chargé d'affaire.

3. Appui aux responsables de pôle et au responsable de division dans l'amélioration de la procédure qualité en place au sein de l'équipe la division (10 %) :

* Proposer des améliorations du processus, mise à jour des trames, préparation des dossiers d'expertise dématérialisés, vérification des dossiers dématérialisés avant archivage, organisation de l'archivage des pièces contractuelles.

4. Assister les chargés d'affaires de la Division dans la réalisation de leur mission (10 %) :

* Saisie des temps passés par les Chargés d'Affaire sur SAP sur la base des informations de saisie définies par les chargée d'affaire, organiser et planifier les réunions internes à la Division, assister les Chargés d'Affaire dans la planification et l'organisation de réunion de projets pilotés par la Division, saisi des Ordres de Mission pour le pôle, suivi des Engagements.

5. Réception et transmission des demandes de nos clients (5 %) :

* Revue régulière des boites mails génériques et orientation des demandes entrantes, accueil et orientation des appels téléphonique, orienter les visiteurs.