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Publiée le 27/01/2023
Assistant·e de Direction H/F/X

CDI 5 à 10 ans France - Centre-Val-de-Loire - (45) Orléans

> Le poste

Dans le cadre de votre activité, vous serez principalement chargé·e de :

- Assister le Chef de Département et son adjoint dans leurs tâches fonctionnelles et administratives, ainsi que les autres agents de DPSM/DIR
- Organiser des réunions et les déplacements, et gérer les ordres de missions (création, suivi, enregistrement et clôture y/c établissement des frais de déplacement), réserver les titres de transport et d'hôtel en cohérence avec les outils internes au BRGM
- Gérer l'agenda du Chef de Département et de son adjoint
- Réceptionner, orienter et filtrer les communications téléphoniques
- Traiter le courrier (enregistrement, diffusion, suivi et archivage)
- Participer à la circulation de l'information au sein de l'équipe et du Département, tout en garantissant une confidentialité sur certaines missions qui lui seront confiées
- Assurer un appui sur les documents de communication interne
- Rédiger, mettre en forme et diffuser des courriers et/ou des comptes rendus de réunion à partir d'éléments donnés ou d'un modèle
- Relire et mettre en forme les rapports et notes et suivre les circuits d'édition
- Rédiger et mettre en forme les notes internes
- Apporter un soutien technique ou administratif ponctuel aux agents de DPSM/DIR en fonction des compétences à mobiliser
- Assurer le suivi des dossiers administratifs en collaboration avec les unités en région et les services internes du BRGM, assurer le suivi des conventions d'accueil pour les personnels non permanents (stagiaires, CDD, alternants...)
- Diffuser, classer et archiver des documents
- Gérer les tableaux mis en place (commandes, courriers...) nécessaires au bon fonctionnement de DPSM/DIR et dans le respect du SMQE et de la démarche de dématérialisation du BRGM.

Secteurs
⟩ Aménagement : Sites / Sols

> Le profil recherché

Vous êtes titulaire d'un Bac+2/3 dans les domaines de l'assistanat ou de la gestion administrative, et vous disposez d'une première expérience significative d'au moins 5 années.
Poste à temps plein.

Ce poste prévoit des déplacements occasionnels à la journée, généralement à Paris.

Vous mobiliserez les compétences et qualités suivantes :

- Sens du relationnel et du service
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Motivation pour le travail en équipe, polyvalence
- Capacité d'autonomie, de réactivité en vue de prendre des initiatives à terme
- Rigueur dans l'organisation et le classement
- Bonne maitrise écrite de la langue française
- Maitrise exigée du Pack Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) et de Teams.

La connaissance des ERP (Enterprise Resource Planning) et la pratique des outils internes seraient un plus (Opale, Notilus).

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BRGM

Service géologique national, le BRGM est l'établissement public de référence dans les applications des sciences de la Terre pour gérer les ressources et les risques du sol et du sous-sol.

Son action est orientée vers la recherche scientifique, l'appui aux politiques publiques et la coopération internationale.
www.brgm.fr

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