Cette offre n'est plus disponible
Dans ce cadre, vous serez principalement chargé·e de :
- Traiter le courrier arrivée et départ
- Réceptionner et orienter les appels téléphoniques
- Contribuer au traitement des demandes reçues dans le cadre des missions d'accueil du public et des professionnels
- Organiser les déplacements et gérer les ordres de mission et notes de frais des agents de l'équipe
- Gérer les demandes d'achats
- Gérer les contacts de la direction
- Préparer et gérer les dossiers stagiaires
- Assister le directeur et les chefs de projet dan la mise en oeuvre du SMQ : création et mise à jour des dossiers projets, mise en forme, édition, diffusion et suivi des rapports, saisie des mises à jour dans le tableau de bord des projets
- Assister le directeur dans la mise à jour des éléments des projets dans le progiciel de gestion
- Assurer la tenue de la régie de l'établissement : tenue de la caisse, comptabilité mensuelle
- Assister le directeur dans la mise en oeuvre des actions liées à l'entretien et à la sécurité du site : tenue du registre sécurité, suivi des prestataires intervenant sur le site, organisation de prestations ponctuelles, suivi médecine du travail
- Contribuer au suivi des investissements annuels
- Appuyer la production des projets
2020-DAT20e 16/07/2020IM 308
- Assurer la revue de presse régionale ;
- Assurer, autant que nécessaire, un appui à l'équipe de Clermont-Ferrand sur les mêmes fonctions que celles détaillées ci-dessus, notamment en cas d'absence de l'assistante dédiée, ainsi qu'aux autres équipes du secteur Sud-Est voire des autres régions ;
- Contribuer au fonctionnement fluide du réseau des assistantes à l'échelle du BRGM, en apportant un soutien à la réalisation de tâches ainsi qu'aux autres services, selon sollicitations et selon des modalités d'organisation à définir.
Vous êtes titulaire d'un BTS assistanat avec 3 ans d'expérience minimum.
Vous mobiliserez les compétences et qualités suivantes
- Bon relationnel et capacité à communiquer en interne et en externe, discrétion
- Dynamisme et capacités à travailler en équipe
- Autonomie, réactivité et prise d'initiative
- Rigueur dans l'organisation et le classement
- Maitrise des outils bureautiques du pack office (Word, Excel, Outlook, Power Point)
- Une sensibilité aux métiers de l'environnement voire des notions de sciences de la Terre seront appréciées
- Une pratique de l'anglais sera appréciée
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