Description du poste

Vous serez principalement chargé(e) de :
-Organiser les déplacements, gérer les ordres de mission (création/suivi/enregistrement) et inscriptions aux colloques, réserver les transports/hôtels
-Gérer les demandes d'achat et sous-traitance (saisie des demandes d'achat/édition des bons de commande/des bordereaux de réception) et réception des livraisons
-Gérer les agendas du responsable d'unité et du personnel
-Gérer les offres de service (diffusion/archivage)
-Assister les chefs de projets pour la gestion administrative des projets (rapport, mise en page, relance des clients)
-Etablir et mettre à jour les listes de références commerciales et recherches de l'unité
-Organiser les visites et conférences internes/externes
-Mettre à jour la page Intranet de l'Unité/récolte des faits marquants
-Gérer les CV de l'unité aux différents formats, gérer les listes d'entretiens annuels et professionnels et de descriptions de poste
-Organiser le transport de matériel marine de l'unité (capteurs de pression/courantomètres) par fret routier, maritime ou aérien (facture pro forma, carnet ATA)
-Assurer la gestion administrative des agents non permanents (CDD/stagiaires/thésards) : suivi des demandes de stages et des conventions de stage, formalités administratives avec les étudiants étrangers
-Gérer la documentation et les archives
-Traiter le courrier et les appels
-Rédiger des comptes rendus/courriers/courriels en français et en anglais, gérer les contacts
-Traiter l'information en vérifiant sa bonne circulation au sein de l'unité, notamment par les outils collaboratifs Teams
-Apporter un soutien à l'ensemble des collaborateurs du BRGM dans l'usage des outils du numérique, en particulier sur l'exploitation des outils de visioconférence, messageries instantanées/outils de partage
-Travailler en collaboration avec les autres assistantes de la direction dans un cadre permanent de binôme et assurer le remplacement de l'assistante de direction de DRP en cas de besoin.