Description du poste

1. Gestion financière et comptabilité
• Préparation, mise à jour et suivi du budget du secrétariat. Mise à jour des budgets annuels tous les 3 mois.
• Gestion et suivi des budgets projets en coordination avec les responsables projets.
• Suivi trésorerie, gestion des comptes bancaires, rapprochements bancaires.
• Gérer le paiement des salaires, consultants, charges sociales a travers un cabinet comptable ; et gestion des chèques déjeuner.
• Gérer et suivre la comptabilité ATIBT a travers un cabinet de comptabilité extérieur ; et assister a la préparation des bilans annuels.
• Assister et collaborer avec le commissaire aux comptes.
• Déclarations TVA mensuelles.

2. Administration personnel
• Préparation et suivi des contrats du personnel, consultant, sous-contrats et autres.
• Suivi de l’outil analytique pour le temps passé de l’équipe.
• Gestion et paiement des dépenses voyage du personnel et des consultants.
• Réservations billets avion, hôtels, visas.
• Suivi congés du personnel.

3. Gestion du réseau
• Mettre à jour les contacts ATIBT, membres, non-membres, partenaires, et les rendre accessible au personnel.
• Mettre à jour les adresses de l’annuaire des membres.
• Préparer des appels cotisations et les relances si nécessaire.
• Archiver les CV du personnel potentiel.

4. Gestion des locaux
• Préparation et gestion des contrats et relations fournisseurs, abonnements, paiement des factures (photocopieur, téléphone, machine à affranchir, connexion et service Internet, équipement bureau et personnel, papeterie, boisson bureau, autres services).
• Archivage systématique des documents pour en facilement retrouver.
• Aménagement des locaux.

5. Autres taches
• Assister dans l’organisation des jours techniques, conférences et fora.
• Autres responsabilités à déterminer par le directeur général.