Description du poste

L’Agence ARTELIA Bourgogne Franche-Comté, basée à Dijon, est composée de près de 45 personnes. Elle intervient dans l’aménagement durable des territoires, l’hydraulique urbaine et fluviale, les télécoms, les énergies renouvelables et l’environnement aussi bien en études amont qu’en maîtrise d’oeuvre.

En rejoignant notre agence, vous rejoindrez les deux assistantes en place, qui assureront l’accompagnement dans la prise de vos fonctions et pour le fonctionnement de notre agence.

Les missions principales qui vous seront confiées seront :

1. Assistanat de l’Agence
* Etablir les fiches mouvements des collaborateurs entrants et sortants
* Assurer la logistique pour l'arrivée des nouveaux collaborateurs
* Participer à l’archivage de nos missions
* Participer à la veille commerciale des appels d’offres sur Vecteur Plus ou autre
* « Reporting » commercial
* Assurer l’ouverture des missions sous logiciel SAP
* Participer activement à la tenue des devis en cours et des prises de commande
* Préparer les factures clients et les faire valider par le Responsable de Pôle avant dépôt sur CHORUS
* Participer à la comptabilité de l’entité
* Participer activement au recouvrement des créances échues selon la procédure en vigueur dans le groupe

2. Assistanat des missions :
* Assurer la préparation des fiches références des missions en lien avec les responsables de missions
* Elaborer et mettre en forme des documents dans le cadre des dossiers commerciaux ou des missions confiées à ARTELIA (Frappe de courriers, comptes rendus...)
* Organiser la gestion informatique des documents (répertoires de travail, livrés, archives…)
* Assurer la gestion administrative et financière de la sous-traitance (vérification des factures reçues, établissement de fiche de règlements, décomptes définitifs etc.)
* Sauvegarder les contrats dans l’outil « Base de Données Contrat » suivant la procédure en vigueur
* Etablir le tableau de suivi des contrats de sous-traitance ainsi que la facturation des honoraires et la facturation des sous-traitants