Description du poste

Au sein d’une de notre entité technique spécialisée sur les métiers maritimes, vous assistez le directeur de cette activité et nos directeurs de projets à travers les tâches suivantes :
Assistanat projet :
* Tenue à jour des dossiers : contrats, protocoles d’accord, contrats de sous-traitance, factures, courriers émis et reçus.
* Préparation et participation aux réunions de pré-cadrage, cadrage, démarrage des mission et retour d’expérience
* Interface avec les services généraux et juridiques pour : l'établissement des demandes de pouvoir, enregistrement des contrats, légalisation des documents, établissement et récupération des cautions, relance paiement des sous-traitants
* Assistance aux responsable des missions pour la gestion des sous-traitants: contrat, factures, courriers
* Assistance dans la réalisation la gestion des facture/décompte client (suivi des temps passés et des dépenses remboursables)
* Archivage des rapports, contrats, protocoles d’accord et contrats de sous-traitance
* Préparation et gestion des courriers
* Expédier les factures aux clients
* Suivi des cautions sur offres et missions.

Assistant commercial :
* Appui à l’élaboration de dossiers de candidatures (projets techniques en France et export),
* Assistance au montage d'offres de services à destination de nos clients (publics et privés , France et export),
* Gestion de bases de données (sur nos références, avec les CVs de nos équipes …)

Assistanat de direction et d’équipe :
* Organisation de réunions physiques et visio-conférence (planification, réservation salle, diffusion des ordres du jour)
* Gestion des stocks de fournitures et moyens communs,
* Appui au quotidien de l'équipe : organisation des déplacements des ingénieurs via notre application intranet, gestion des demandes de visas et ordres de mission, notes de frais, planning des absences, ....