Description du poste

Placé.e sous l’autorité de la Directrice de l’ALEC, le.la chargé.e de mission administration et
comptabilité assurera les missions suivantes :

- Gestion financière et comptable (en lien étroit avec la Directrice)

o Suivi comptable et budgétaire en lien avec la Directrice et l’expert-comptable de
l’association :
▪ Saisie comptable mensuelle des écritures (CIEL Compta)
▪ Suivi des relations avec l’expert-comptable
▪ Paiement des factures, des salaires et indemnités
▪ Rédaction du rapport financier annuel
o Exploitation et optimisation du logiciel de gestion associative (Innovance)
o Subventions :
▪ Préparation des dossiers de demande de subvention
▪ Suivi administratif et financier des contrats
▪ Préparation des demandes de versements
o Recherche d’opportunités de financement :
▪ Veille sur les appels à projets locaux, nationaux, et européens
▪ Constitution des dossiers de candidature à des appels à projets

- Gestion administrative et fonctionnement logistique

Assurer une fonction support pour le fonctionnement quotidien de l’ensemble de l’agence:
o Recherche des prestataires (traiteurs, fournisseurs, etc.)
o Négociation et suivi des contrats de prestation pour le fonctionnement quotidien de
l’Agence (informatique, téléphonie, imprimante, assurances, mobilier…)
o Formalités d’adhésions aux organismes partenaires
o Organisation logistique des déplacements de l’équipe
o Suivi du dossier RGPD (mise en place de nouvelles procédures etc.)

- Fonctionnement associatif

o Appel à adhésion auprès membres de l’association, suivi et relances
o Appui à l’organisation des instances de l’association (assemblées générales, conseils
d’administration, bureaux) : convocations, rédaction des PV...
o Pilotage de la rédaction du rapport d’activité annuel en lien avec l’équipe
o Formalités administratives d’enregistrement (lien avec la préfecture)

- Gestion des RH

o Organisation du recrutement des salariés et stagiaires en lien avec l’équipe
o Formalités d’embauche et de départ des salariés, apprentis et stagiaires
o Relations avec les caisses (URSSAF, retraite…)
o Suivi des formations des salariés et montage de dossiers avec l’OPCO
o Préparation des éléments comptables de paie : suivi des absences et congés, et des
indemnités des salariés (transport)
o Suivi des dossiers mutuelle et prévoyance de l’ALEC, et lien avec les salariés
o Veille sur les évolutions réglementaires impactant les RH de la structure (indemnité
kilométrique vélo, compte personnel de formation, etc.), et sur les obligations
employeur
o Suivi, mise à jour et mise en œuvre du Document Unique d’Evaluation des Risques
Professionnels (organisation des formations sécurité routière, secourisme etc.)

- Participation aux activités générales de l’Agence

o Participation ponctuelle aux animations organisées par l’Agence en appui au
responsable de l’animation (par roulement dans l’équipe)
GPSO Energie Poste Responsable administration et finances (H/F) Mars 2020
o Promotion des activités de l’ALEC sur des stands tenus lors de manifestations locales
aux côtés des membres de l’ALEC
o D'autres types de collaborations ponctuelles pourraient être envisagées en fonction
du profil de la personne qui sera recrutée