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Adjoint administratif H/F

Publiée le 09/07/2014

Description du poste

L’Office national de la chasse et de la faune sauvage (ONCFS) est un établissement public administratif de l’Etat. L’Office est organisé en services à compétence nationale (les Directions) et territoriale (les Délégations interrégionales). La Direction de la Police est l’une des trois directions opérationnelles de l’ONCFS. Elle propose au Directeur Général les orientations en matière de police. Elle est chargée d'en contrôler la mise en oeuvre et d'en apprécier les résultats. Elle est chargée d’animer un guichet unique juridique afin de répondre aux questionnements d’origine externe ou interne et d’alimenter une base de données juridiques POLEN mise à disposition de l’ensemble des acteurs en matière de police de l’environnement. La Direction de la Police intervient également dans des formations juridiques dispensées en interne à ses personnels et en externe au bénéfice de ses partenaires. Cette direction pilote également les brigades mobiles d’intervention.

Mission

Participe à l’organisation pratique de la Direction de la police en assurant des fonctions d’assistance administrative et de secrétariat, pour le compte de ses personnels.

Préparation et suivi de dossiers administratifs (gestion des ressources humaines, gestion conventionnelle, logistique, gestion comptable) :
- Réception,-contrôle et exploitation des dossiers et des pièces à traiter dans son secteur (pièces de dépenses - factures, frais de déplacement, bons de commandes, dossiers individuels...)
- Dans ce cadre, opérations de saisie et d'édition informatisée dans des bases de données, fichiers ou progiciels.
- Contribution à l'établissement et au suivi de tableaux de bord et de statistiques.
- Renseignements téléphoniques auprès de ses interlocuteurs habituels (analyse de la nature exacte de la demande, apport des éléments d'information adaptés au besoin identifié).
- Traitement des courriers, classement et archivage.

Secrétariat :
- Mise en forme et valorisation des supports écrits (dactylographie, mise en forme, reproduction...)
- Information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes.
- Soutien logistique pour la gestion du service :
· contribution à la gestion de l'agenda, à l'organisation des déplacements, au suivi des congés...
· organisation des réunions, des instances, des groupes de travail...
· gestion du courrier (réception, enregistrement, distribution, classement...)
- Accueil téléphonique et physique, le cas échéant.

Profil recherché

Savoir-faire
- Appliquer les procédures administratives
- Maîtriser les outils bureautiques de base
- Faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle
- Travailler en équipe et en réseau

Connaissances
- Capacité à intégrer le vocabulaire professionnel, les procédures administratives et le fonctionnement du service
- Techniques de secrétariat et bureautique (dont classement)
- Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Techniques de communication avec le public

Conditions particulières d’exercice
Respect de la confidentialité des informations échangées dans le cadre du courrier (y compris mails) traité. Nécessité d’assurer la permanence du secrétariat de la Direction de la Police avec le poste d’Assistante du Directeur de la Police.

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