Description du poste

Sous l’autorité de l’adjointe au chef de division, le gestionnaire de formation assure l’instruction de dossiers relatifs à la gestion de la formation.
Activités principales
Instructions de dossiers relatifs au suivi administratif et pédagogique des formations
- Instruit les dossiers afférents à la gestion de la formation : mise en oeuvre des procédures de contrôle et de suivi, des demandes, des inscriptions, de la conformité des circuits, des convocations, des fonds de dossier, des évaluations de stage, de l’indexation, du classement et de l’archivage – physique et dématérialisé
- des pièces composant les dossiers, de manière progressive dans le cadre du transfert du savoir en lien avec les autres membres de l’équipe en charge de ces dossiers.
- Dans ce cadre, réalise des opérations de saisie, de contrôle et d’export des données incrémentées dans la base informatisée « Virtualia » et veille en continu à la qualité des données renseignées, en lien avec le référent « Virtualia » de la division formation.
- Rédige des procédures de gestion dans son domaine d’activité.
- Participe à l’organisation de la procédure et au référencement des supports pédagogiques de formation.
- Contribue à la mise en place du e-learning et à sa gestion.
- Apporte un appui organisationnel pour la gestion des formateurs, internes ou externes : appui à l’organisation matérielle des stages, préparation des lettres de commande, suivi des attestations de présence, contrôle de la conformité des pièces de dépenses (service fait) avant transmission aux services financiers et comptables, préparation et transmission des états de vacations, contribution au suivi du budget en relation avec la gestionnaire administrative.
- Apporte un appui administratif pour le suivi des conventions.
- Peut participer aux séquences d’accueil et de bilan de clôture des stages et à la rédaction des synthèses d’évaluation.
- Oriente et renseigne ses interlocuteurs.
- Contribue à la préparation des dossiers nécessaires aux réunions.
Secrétariat et assistance
- Accueille le public - stagiaires, formateurs internes et externes, représentants des Directions et Délégations et autres publics extérieurs (scolaires, partenaires) sur le site et téléphoniquement.
- Produit des tableaux de bord et réalise des fichiers à partir du système d’information des ressources humaines (SIRH), d’autres bases de données ou documents.
- Assure le secrétariat : prépare des courriers, reproduit des documents (dont photocopies et « scan »), mise en forme de documents de communication, ventile et réalise les opérations logistiques de classement et de versement aux archives.
- Contribue au suivi des prêts d’espèces naturalisées, à la gestion de la collection et assure une suppléance en matière de gestion du fond documentaire.

Profil attendu
Savoir-faire
Analyser et synthétiser.Maîtriser les outils informatiques bureautiques classiques de type Word et Excel.
Etre capable de rendre compte (rédactionnel, alerte ou éléments chiffrés) et savoir gérer les priorités.
Travailler en équipe et en réseau.
Faire preuve de rigueur, de logique, de méthode et d’organisation.
Connaissances
Contexte et environnement professionnel et notamment capacité à intégrer les règles la fonction publique et de gestion de la formation de ses personnels.
Technique de secrétariat et pratiques de la rédaction administrative (Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire).
Notions de gestion des ressources humaines.
Techniques de communication avec le public.