Description du poste

Dans le cadre d'une campagne de Recrutement Mobilité et handicap l'IRSTEA recrute un
Assistante de direction au cabinet de la Présidence H/F.

Irstea est un institut de recherche en sciences et technologies pour l’environnement, focalisées sur 3 défis sociétaux: la gestion durable des eaux et des territoires, les risques naturels et la qualité environnementale. Bien inséré dans le paysage de la recherche française et européenne, il mène ses recherches en appui aux politiques publiques et en partenariat avec les industriels. Il emploie 1600 personnes sur 9 sites en France.

Le cabinet de la présidence (un chef de cabinet et deux assistantes de direction) exerce l'ensemble des missions de secrétariat et d'appui administratif pour l'échelon central de la direction générale, composé du président, du directeur général délégué à la recherche et à l’innovation, du secrétaire général et d'un ou plusieurs conseillers auprès du président. Il a également en charge l’organisation et le suivi des instances d’établissement (Conseil d’administration, Comité technique paritaire central). Des missions particulières d’instruction et de suivi de dossiers techniques relevant de la présidence peuvent lui être confiées.

Placé sous l’autorité directe du chef de cabinet, et en binôme avec une deuxième assistante, vos activités seront les suivantes:
- Relations avec les structures internes et externes d’Irstea
- Orientation et accompagnement des visiteurs et du personnel des directions d’Irstea
- Organisation des rendez-vous/réunions, séminaires et gestion des agendas électroniques, permanence téléphonique
- Suivi du courrier, du circuit de mise à la signature de parapheurs, acheminement des informations internes et externes vers les directions en prenant en compte les contraintes de délais
- Elaboration de dossiers et convocations relatifs aux réunions/instances de la présidence (une centaine par an environ) et organisation de celles-ci
- Appui à l’instruction de dossiers complexes du Chef de cabinet
- Participation aux réunions du Pôle Soutien à la Recherche, avec élaboration des comptes rendus correspondants, rédaction de courriers, courriels pour les responsables
- Prise en charge des aspects organisationnels et logistiques de l’activité du Cabinet, des manifestations stratégiques relevant de la présidence
- Elaboration de tableaux de bord et de bases de données, avec suivi et mise à jour de ceux-ci, création de fiches procédures pour l’activité du Cabinet
- Prise en charge de l’ensemble des dépenses de la présidence dans SAP (sélection des achats, frais de missions des responsables, factures)
- Elaboration et suivi du marché de couverture écrite des instances de l'établissement
- Préparation et suivi des titres honorifiques, avec mise à jour d'une base de données
- Mise à jour d'une rubrique sur l'intranet d’Irstea