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Au sein d’une direction de 7 personne, rattaché.e à Cécile, la directrice Innovation, vous avez pour mission de faciliter l’organisation et la coordination au sein de la direction. Vous secondez la Directrice afin d’orchestrer les priorités et fluidifier le fonctionnement de l’équipe, vous assurez l’interface avec les autres directions et les équipes internes.
Plus concrètement, vos missions consisteront à :
•Prendre connaissance des dossiers, en connaitre les priorités et les coordonner pour l’ensemble de l’équipe
•Traiter l'information (collecter, mettre à jour, filtrer, relayer, relancer, assurer la traçabilité)
•Rédiger des comptes rendus, relevés de décisions, notes, présentations, courriers
•Assurer le suivi budgétaire de la Direction (devis, contrats, commandes, factures, note de frais)
•Contribuer au suivi et à l’analyse des indicateurs de qualité des actions
•Organiser l'agenda de la Directrice (au-delà de la prise de rdv, filtrer, construire l’agenda au regard des priorités)
•Gérer la messagerie et assurer la préparation ou le traitement des emails de la Directrice
•Représenter l’équipe (créer du lien, accueillir, animer...)
•Accompagner les nouveaux arrivants du département dans leur prise de poste
•Assurer l'interface entre la Direction et ses interlocuteurs (internes et externes)
•Assurer le lien avec les services supports et particulièrement les RH, Finances et services généraux
•Préparer les dossiers d’aide à la décision, anticiper et veiller au respect des échéances
•Organiser et s’assurer de la bonne préparation des réunions et évènements (sur certains sujets, participer à la préparation du contenu).
Votre curiosité pour les sujets du département et de CITEO, votre envie et capacité à porter des sujets et projets vous permettront de faire évoluer les contours de ce poste. Ce poste est très polyvalent, et est étroitement lié à l’envie que vous aurez de comprendre les sujets.
Nous n’avons pas d’attendu concernant vos diplômes, vous avez idéalement occupé des fonctions en assistanat de direction ou comme chargé.e de mission (idéalement avec un passage dans le secteur du conseil ou bien proche des collectivités locales) qui vous ont permis de développer les compétences suivantes
• Vous avez développé des qualités d’organisation et de rigueur, vous maitrisez et anticipez les échéances de l’équipe, respectez les délais et coordonnez le tout comme un.e véritable maitre d’orchestre
• Vous aimez rédiger et votre orthographe et votre grammaire feraient rougir un Bescherelle
• Vous êtes à l’aise avec les outils de la suite office (Word, Excel, PowerPoint)
• Vous suivez l’ensemble des sujets portés par votre département, ce qui vous permet d’accompagner l’équipe, préparer efficacement les réponses, prioriser et prendre des initiatives
• Vous aimez travailler en équipe, avez développé un vrai sens du service,
• Vous êtes reconnu.e pour votre capacité à apporter des solutions, prendre des initiatives et à adopter une posture positive et facilitatrice,
• Vous vous rendez disponible pour l’équipe et savez porter les messages
• Vous savez créer du lien, maintenir la relation avec les différentes équipes
• Et enfin, vous savez faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité inhérente à notre département.
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