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Nous recherchons un(e) secrétaire/assistant(e) opérationnel(le) en CDI à mi-temps dans notre agence de Saint-Grégoire, à proximité de Rennes (20h par semaine)
PME de l’énergie spécialisée dans le développement, la construction et l’exploitation de parcs éoliens et solaires en France, nous recherchons actuellement un(e) Secrétaire-Assistant(e) opérationnel(le) pour renforcer nos équipes, dans notre agence de Saint-Grégoire.
Vos missions s’articuleront autour d’une partie secrétariat administratif et assistanat opérationnel des équipes.
Dans le détail vous serez en charge de :
- Du secrétariat, standard téléphonique, courrier, gestion des locaux agences et sites (prestataires pour l’entretien, les petits travaux, la conformité, …), gestion des fournitures et du petit matériel.
- Gestion des déménagements (mobilier, courriers prestataires, fournisseurs et contacts opérationnels, mis en place affichage obligatoire, etc …)
- Gestion de prestataires (brochures et cartes de visite, fournitures, petites commandes, constitution des contrats et de dossiers)
- Gestion de flottes (véhicules, assurances, téléphonie, copieurs)
- Gestion des déplacements professionnels, réservations (transport, hôtel, …)
- Gestion des notes de frais, gestion des comptes de transport
- Renommage et archivage de fichiers sur le réseau informatique
- Saisie de documents en GED, scans et suivi de la vie des documents.
- Circulation et suivi de validation des factures en lien avec la comptabilité/trésorerie pour les agences.
- Compilation dans des tableaux de synthèse des factures des différents prestataires et du suivi de leurs validations (fichier partagé avec les autres agences)
Du soutien aux équipes opérationnelles :
- Rédaction et suivi de divers courriers liés à l’opérationnel
- Gestion de base données et mise en place de publipostage pour des courriers.
- Courrier de servitude lors de consultation de nouvelle zone (armée, aviation civile, …)
- Aide à la compilation et au dépôt des dossiers d’autorisation administrative
- Aide à l’établissement et au suivi de commandes opérationnelles
- Aide à la compilation et rédaction de contrats
- Prise de note et rédaction d’un compte rendu de réunion
- Collecte de données opérationnelles, mise en forme et analyse des données sous Excel
- Aide à l’archivage des fichiers papier et numérique sur le réseau informatique
Diplômé(e) d’une formation supérieure gestion et assistanat administrative (type BTS ou DUT), vous avez une expérience similaire de minimum 3 à 5ans.
Vous êtes autonome, méthodique et cartésien(ne) dans vos actions, et très organisé(e) ; vous savez faire preuve de rigueur et définir les priorités. Vous avez la capacité pour gérer plusieurs sujets en parallèle et dans le temps, ainsi qu’une capacité à synthétiser, conclure et apporter votre aide à une prise de décision.
Vous êtes particulièrement à l’aise sur Excel et Word, vous êtes d’une nature curieuse et avez l’esprit logique.
Sensible à la cause environnementale, vous souhaitez vous investir dans une jeune société dynamique en plein essor, et participer au développement d’un projet d’envergure.
La pratique d’un anglais professionnel serait un plus.
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