Description du poste

L’assistant de gestion financière exerce les fonctions suivantes :

1. GESTION FINANCIERE DES AIDES
Pour des dossiers requérant un niveau de compétence financière (aides dans le cadre de convention de mandats notamment celles relatives à l’ASP, aides aux industriels, universités …) il assure l’instruction administrative et la gestion des dossiers dont il a la charge :
• Effectuer la mise en paiement des avances et subventions des conventions d’aide financière : constitution et enregistrement du dossier financier, vérification des pièces comptables et contractuelles, établissement du certificat administratif du paiement, gestion des relances en fonction des objectifs fixés
• Traiter des informations en les organisant dans le cadre de procédures administratives définies (contrôles de pièces, suivi des évolutions des interlocuteurs de son secteur : changements d’attributaires, statuts, IBAN...)
• Veiller à la cohérence globale des données et travailler en collaboration avec les techniciens et ingénieurs de l’Agence, en charge de ces dossiers au plan technique.
• Instruire les avenants aux conventions d’aide financière dans le cas des changements d’attributaire.

2. ACHATS - MARCHE - GESTION DU SITE
En collaboration avec le technicien logistique, il recense les besoins en achats courants (EPI, fournitures, contrat d’entretien récurent, mobilier, contrats de sécurité), il participe à la préparation du budget de fonctionnement du site de Chalons et assure des consultations simples en autonomie en traitant l’exécution de ces marchés.

En collaboration avec le SAJL, il peut gérer l’exécution financière de marchés liés à la gestion du site de Châlons en Champagne.
Dans le contexte d’un site multi usagers (6 structures sur le même site),

- il assiste la Direction pour le suivi des opérations impactant la communication interne et la sécurité des usagers (commission batimentaire, suivi du règlement intérieur, audit sécurité des structures extérieures, relais des consignes internes, signalétique),

- il réalise le compte des charges annuelles et instruit les titres de recette pour les locataires,

Il a un rôle de chargé de gestion budgétaire (gestion du budget, des commandes et des services faits). Il peut gérer la liquidation des factures et frais de mission des agents.

Liaisons techniques et fonctionnelles
Poste placé sous la responsabilité du chef de service affaires générales et financières (organisation susceptible d’évoluer en 2019).
Membre des deux réseaux fonctionnels lié à son métier.