Description du poste

Rattaché(e) au Responsable du Pôle Contrats Entretien, vous gérez les contrats d’entretien des « gros équipements collectifs » et veillez à leur bonne application sur les plans administratif et technique, en assistance aux antennes de gestion.
Vous contribuez à la prévention des risques liés au bon fonctionnement des gros équipements collectifs répartis sur le patrimoine, dans le respect de la sécurité des personnes et des biens.
Vous contribuez à la qualité du service rendu aux clients.
Vous participez à l’élaboration des dossiers de consultation et à la gestion des appels d’offres desdits contrats.
ACTIVITES PRINCIPALES ET TACHES ASSOCIEES
1 – Gérer les contrats d’entretien des équipements techniques collectifs (chauffage, ascenseurs, portails automatiques, …)
- Gérer les contrats sur les plans administratif et technique, dont le suivi des échéances des contrats
- Organiser et participer à des réunions techniques avec les prestataires
- Suivre les pannes
- Vérifier et viser les factures et décomptes définitifs dans le respect des délais internes
- Collecter et analyser les bilans contractuels
- Communiquer en interne avec les différents acteurs concernés par les contrats.
2 – Proposer des travaux d’amélioration des équipements
- Analyser les dysfonctionnements constatés dans l’exécution des contrats
- Proposer une planification des travaux d’amélioration, en lien avec le technicien « Travaux Equipements » du SMI, dans le cadre du Plan Pluriannuel de Travaux.
3 – Suivre les travaux
- Gérer les travaux imprévus : analyser les devis, assurer le suivi budgétaire des travaux hors contrat
- Suivre l’exécution des travaux sous contrat et/ou hors contrat liés aux équipements
4 - Contribuer à la sécurité des personnes et des biens
- Exercer une vigilance constante à l’occasion des interventions et chantiers sur sites, dans le respect des conditions de sécurité
- S’assurer que le fonctionnement des équipements ne peut pas entraîner des problèmes liés à la sécurité des personnes, du patrimoine, des équipements
et garantir la prévention des risques (légionnelle, température eau chaude sanitaire…)
- En cas de risque, prendre les mesures conservatoires qui s’imposent et faire remonter l’information à sa hiérarchie
- Etre garant du contrôle réglementaire lié aux équipements
- Suivre les missions de contrôle et la mise en œuvre des préconisations hors travaux programmés.
5 – Mettre en œuvre les appels d’offres
- Mettre en œuvre les appels d’offres (renouvellement de contrats, nouveaux contrats)
- Analyser les propositions des entreprises, mener des négociations si nécessaire
- Elaborer les contrats
- Veiller à la réalisation de la passation technique en cas de changement de prestataires
- Participer à des groupes de travail avec les antennes de gestion en vue de redéfinir le cahier des charges des contrats.
6 - Mener une veille technologique
- Rechercher des solutions techniques permettant de trouver des économies liées au fonctionnement des équipements
- Participer à des réunions ou des journées d’informations
7 - Etre le référent de l’entreprise sur le fonctionnement du chauffage collectif et des ascenseurs
- Etre l’interface entre les fournisseurs très spécialisés et l’entreprise
- Savoir organiser les réponses des fournisseurs quant aux exigences du service (disponibilité, réactivité, prévention des pannes)