Description du poste

Association de protection de la nature et de l’environnement
Recherche au sein de son pôle mobilisation citoyenne, dans le cadre d’un départ à la retraite
Un(e) responsable de service relations membres H/F
(Réf : 1VL18050)
Lieu de Travail : Rochefort (17)

Forte d'un siècle d'engagement avec plus de 45 300 adhérents, 5000 bénévoles actifs, 400 salariés sur le territoire national et d'un réseau d'associations locales actives dans 79 départements, la LPO est aujourd'hui la première association de protection de la nature en France.
Elle œuvre au quotidien pour la protection des espèces, la préservation des espaces et pour l'éducation et la sensibilisation à l'environnement.

Missions :

Au sein du pôle « Mobilisation citoyenne », et sous la responsabilité de la directrice de pôle, le/la responsable de service Relations membres assure la coordination des activités nationales de la LPO en matière d’engagement associatif, en particulier la relation avec les adhérents et les bénévoles. Il/elle gère les différentes phases de la relation avec les sympathisants adhérents ou bénévoles, de la prospection à la fidélisation, en passant par l’information et l’implication régulière dans la vie associative.

1. La gestion administrative de la relation avec les sympathisants (adhérents, abonnés, Refuges)
Il/elle supervise les activités administratives relatives à l’adhésion des membres, à l’abonnement aux revues, et à l’inscription des particuliers au programme Refuges.
Le service est en charge :
• de la gestion des échanges quotidiens avec les membres : appels, e-mails, courriers
• de la saisie et l’enregistrement des adhésions
• de la saisie des règlements en cas de transaction financière avec les membres (adhésions, abonnements…), dont l’enregistrement les demandes de prélèvements,
• de la gestion et envoi des reçus fiscaux aux bénéficiaires,
• de la gestion de la base de données adhérents et de son actualisation (changements d’adresse, début ou fin d’abonnement, liste d’adhérents à jour de cotisation…)
• de la réalisation d’un état mensuel des adhérents à jour de cotisation.
Le service relation membres étant une vitrine et une porte d’entrée vers la LPO, il/elle s’assure d’un niveau de qualité très élevé dans la relation avec les sympathisants et met en place les indicateurs pour l’évaluer (réactivité, taux de réponses apporté, satisfaction du sympathisant, etc…)
Il met en place l’organisation et les outils qui permettront une automatisation et/ou une externalisation de certaines tâches sans plus-value, pour privilégier les temps de relation de proximité avec les membres.

2. Entretenir et animer la relation avec les adhérents
Le/la responsable de service assure en direct :
• le pilotage ou le co-pilotage des lettres d’information à destination des adhérents : e-mailing, LPO Info, courrier de renouvellement d’adhésion, convocation à l’assemblée générale…
• leur réalisation et leur envoi (via un outil d’e-mailing par exemple), ou le suivi de leur réalisation et du routage (via le service Edition pour les documents papier)
• le respect des normes en vigueur sur la protection des données (RGPD), en lien avec le pôle Développement et le service informatique
Ces activités sont menées en étroite collaboration avec le pôle Développement de la LPO, et notamment le service « Collecte et partenariat » en charge de la relation avec les donateurs. Les deux services élaboreront notamment des plannings rédactionnels communs.

Le/la responsable du service relation membres assure également, en collaboration avec la mission Animation de réseau :
• la co-animation du réseau des chargés de vie associative des associations locales de la LPO (liste de diffusion, réunions de réseaux, etc…)
• la co-organisation du congrès annuel de la LPO, événement phare de rencontre avec les adhérents et la tenue de l’Assemblée générale.

3. La stratégie de développement
Le /la responsable de service élabore, en lien avec la directrice de pôle, ainsi que le pôle Développement, la stratégie d’adhésion dans l’optique d’un accroissement significatif du nombre des membres de la LPO, en s’appuyant sur une démarche de chainage relationnel entre les différents profils de sympathisants.
• Il met en place pour cela les outils et méthodes permettant une connaissance fine de la base d’adhérents, grâce à l’analyse des données à disposition de l’association.
• Il met en place un plan de dématérialisation des procédures et des échanges avec les membres, dans le cadre du projet « Web Système d’information Sympathisants » de la LPO (refonte de l’interface « Mon espace LPO »), tout en préservant la relation humaine avec les adhérents.
• Il participe à fixer des objectifs de moyen et de long termes en termes de recrutement de nouveaux adhérents et met en place les campagnes d’adhésion et le plan d’actions adéquate. Il/elle analyse les retours qualitatif et quantitatif des campagnes de recrutement d’adhérents.

4. Le développement du programme « Bénévolat »
Le/la responsable de service accompagne le travail de la responsable du programme Bénévolat et Service civique volontaire, et participe notamment à :
• La coordination des associations locales en matière de développement de l’offre de bénévolat / volontariat
• La valorisation des offres de bénévolat de la LPO, notamment dans l’objectif d’atteindre de nouveaux publics prospects et de recruter de nouveaux bénévoles.
• La recherche de nouveaux partenaires et financeurs pour soutenir les actions de bénévolat.

5. L’encadrement du service
Il/elle élabore le programme d’actions annuel du service et assure le bilan d’activité, en cohérence avec le plan stratégique 2017-2021 de la LPO
• Assure, en coordination avec le secrétariat général exécutif, les fonctions RH de proximité (recrutement, temps de travail, entretiens annuels, évolution professionnelle…) pour une équipe de six salariés.
• Mène, le cas échéant, une réflexion avec les salariés sur l’évolution de leurs missions et de leurs métiers
• Exécute et suit le budget du service avec un souci d’équilibre financier des projets et en cohérence avec l’enveloppe financière qui lui est alloué.
• Peut participer à la recherche de nouveaux partenaires, notamment financiers.