Description du poste

Sous la responsabilité du manager de l'unité Nouvelles Ressources en Eau et Economie (D3E/NRE), vous assurerez le secrétariat et l'assistanat de l'équipe (18 personnes) et de son responsable.

Dans ce cadre, vous serez principalement chargé·e de :
- Assister votre responsable d'unité dans les tâches fonctionnelles ou administratives ;
- Gérer l'agenda du responsable et des personnels de l'équipe (rendez-vous, suivi d'absences) ;
- Organiser les déplacements, gérer les ordres de mission (création, suivi et enregistrement), réserver les titres de transport et d'hôtel ;
- Organiser les événements de type visites, réunions en interne ou externe, contribuer à l'organisation logistique de rencontres scientifiques ;
- Assurer la constitution et la gestion des dossiers de projets (papier et informatique) dans le cadre du SMQE ;
- Rédiger des comptes rendus (et prises de notes), courriers, courriels, gérer des contacts ;
- Traiter l'information en vérifiant sa bonne circulation au sein de l'équipe ;
- Assurer le lien avec les personnels et stagiaires en poste en Inde ;
- Saisir les publications des chercheurs de l'unité dans la base de données bibliographiques HAL;
- Editer les rapports avant approbation ;
- Gérer la documentation, les archives et assister les personnels dans la gestion des dossiers de projets;
- Réceptionner et orienter les appels téléphoniques (filtrage du poste téléphonique du responsable d'unité...) ;
- Traiter le courrier (enregistrement, diffusion et suivi) ;
- Mettre à jour les sites web de projets ou programmes et de l'unité ;
- Gérer les demandes d'achats (saisie des demandes d'achat, édition des bons de commande et des bordereaux de réception) ;
- Travailler en collaboration avec les autres assistantes de la direction ainsi qu'avec l'assistante de la direction régionale Occitanie de Montpellier et assurer son remplacement en cas de besoin.