Description du poste

Sous l’autorité hiérarchique du délégué, et en lien étroit avec les services nationaux du Conservatoire du littoral, l’agent administratif assure les missions suivantes :
1. Le suivi de l’exécution administrative et financière de la commande publique (en relation avec les chargés de mission et les services nationaux) :
- Suivi de la publication et de l’attribution des marchés
- Préparation et envoi des engagements administratifs et financiers (justification, lien avec les subventions…)
- Suivi administratif de l’exécution des marchés : ordres de service, déroulement des phases, délais d’exécution, affermissement des tranches conditionnelles, émission de bons de commande, avenants
- Suivi de la facturation et solde (devis et marchés) : réception et vérification des factures, procès verbal de réception, établissement des décomptes généraux et définitifs, mise en paiement
- Alimentation et suivi de tableaux de bord concernant les marchés.
2. Le suivi budgétaire de la délégation (en relation avec la déléguée adjointe, les chargés de mission, les partenariats extérieurs et les services centraux) :
- Préparation des tableaux financiers pour le dialogue de gestion entre la délégation et le comité de direction (suivi de la réalisation des objectifs, anticipation des reports ou nouveaux projets)
- Suivi de l’exécution budgétaire de la délégation : prévision de consommation des enveloppes attribuées, anticipation et alertes sur les sous ou sur-consommations, etc.
- Suivi et instruction des dépenses de fonctionnement de la délégation
- Recensement des charges à payer en fin d’exercice
- Alimentation et suivi de tableaux de bord financiers.
3. Le suivi des subventions :
- Contrôle et envoi des dossiers de demande de subventions
- Suivi et alerte sur les échéances de réalisation et de justification
- Demande d’inscriptions budgétaires et d’émission des titres de recette
- Contrôle et transmission des demandes de paiement
- Alimentation et suivi de tableaux de bord.
4. L’assistance administrative de la délégation :
- Gestion du courrier arrivant et sortant, de la messagerie générale, de l’accueil téléphonique, gestion de la documentation, de l’archivage en lien avec un agent en emploi d’avenir
- Participation à l’organisation du conseil de rivages
- Gestion de la logistique et des locaux (achat de prestations, petits travaux et produits nécessaires au quotidien de la délégation)
- Suivi et paiement des taxes et cotisations liées au statut de propriétaire
- Correspondant local en matières de ressources humaines (suivis des congés, tenue des agendas partagés, badgeuse).

Relations hiérarchiques et fonctionnelles
Sous l’autorité hiérarchique du délégué de rivages, l’agent administratif est en relation fonctionnelle avec les services nationaux du Conservatoire du littoral et avec l’ensemble des agents de la délégation. Au quotidien, son référent est la déléguée adjointe.
Il est aussi en relation avec les entreprises, les maîtres d’oeuvre et les gestionnaires.