Description du poste

Sous l’autorité directe du Secrétaire Général, les assistants administratifs apportent un soutien administratif au sein du pool de secrétariat ; A ce titre, ils sont polyvalents (secrétariat classique) et particulièrement exercés à la prise de notes rapides, à la rédaction de compte-rendus et de documents administratifs simples (délibérations, commandes, certificats, etc…).
Compte tenu de l’organisation sous forme de pool, la polyvalence est demandée sur l’ensemble des activités ci-dessous : Activités principales du pool de secrétariat :
· Accueil
- accueil physique et téléphonique des services du siège ;
- gestion des courriers arrivée : enregistrement, diffusion aux services, archivage ;
- courriers départs : adressage, archivage ;
- saisie et mise en forme de documents, classement, diffusion rapide (mailing…).

· Assistance administrative :

- Secrétariat des instances de l’établissement :
- Instances administratives : Conseil d’Administration, Bureau, Conseil Scientifique, Conseil Économique et Social ; …
- Instances du personnel : Comité Technique, Commission Consultative Paritaire ; Comité D’hygiène de Sécurité et des Conditions du Travail ;
- Organisation matérielle des réunions de ces instances.

- Secrétariat des services techniques du siège :
- suivi et la gestion des demandes d’autorisations réglementaires

- Suivi de la formation en lien avec le service RH :
- assurer le suivi des inscriptions en formation : convocations, attestations ; …
- assurer l’organisation des formations en interne : réservation de salles, organisation matérielle (pauses, repas, … ) ;
- participer à l’élaboration des tableaux de suivi des formations.

Personne à contacter :
Secrétariat Général du Parc national de La Réunion – Service des Ressources Humaines :
sylvaine.latchimy@reunion-parcnational.fr