Description du poste

Le poste est à pourvoir au sein de la Délégation interrégionale Sud-Ouest (DIRSO) qui regroupe les régions Aquitaine et Midi-Pyrénées. La Délégation interrégionale Sud-Ouest comporte 13 services départementaux et une cellule technique. Le secrétariat de la DIRSO est composé de deux secrétaires administratives, basées respectivement sur les sites de Toulouse (31) et de Morcenx (40). A pourvoir par voie de mutation interne, de détachement ou de mise à disposition, voire de contrat à durée déterminée (3 ans - renouvelables). Filière administrative - Personnel d’application (Catégorie B).

En collaboration permanente avec l’autre secrétaire assistante, appuie le Délégué interrégional dans l'organisation quotidienne de son travail et dans l’animation et la coordination administrative de sa délégation.

Secrétariat du Délégué interrégional (DIR) et de ses adjoints ainsi que d’autres cadres de la délégation

- Appui administratif aux différents services de la Délégation, en lien avec le DIR, et coordination des activités des autres secrétaires au sein de la DIR siège ou dans ses services.
- Rédaction, dactylographie, mise en forme et édition de courriers, rapports et autres documents.
- Duplication de documents et transmission ou envois en nombre, suivi des réponses.
- Archivage, classement des dossiers.
- Saisie informatique des données sous différents logiciels (Word, Excel, Access…)
- Assistance à la préparation de réunions et à l’organisation et au suivi des déplacements.

Prise en charge des aspects administratifs, budgétaires et logistiques de la DR

- Coordination et suivi budgétaire et financier, en relation avec les services concernés et la Direction financière (DF), avec les fournisseurs comprenant notamment :
analyse des demandes des services et évaluation des besoins qui en découlent au niveau de l’entité gérée,
participation à l’élaboration des propositions budgétaires de l’entité gérée et à la ventilation des crédits dans les services de la DIR,
gestion et recherche de l’optimisation des crédits alloués,
contrôle de la disponibilité des crédits et du rythme de la dépense,
imputation des factures (et des titres de recettes) et contrôle de leur liquidation (notamment délais de paiement), en lien avec le logiciel de gestion de la DF,
suivi des conventions, en lien notamment avec les chefs de service concernés,
production de statistiques de gestion permettant de réaliser le contrôle des coûts au sein de son unité et des différents services.

- Coordination et suivi des dossiers logistiques, en relation avec les services concernés et la Direction financière :
analyse et préparation des dossiers permettant au DIR d’arbitrer les demandes de matériel entre les différents services et agents de la DR,
contribution éventuelle à l’évaluation des besoins en vue du lancement de marchés publics,
gestion et suivi des commandes de son unité,
suivi informatisé de l’inventaire (parcs matériels) et des affectations, en lien avec les services, des matériels affectés à la DIR et aux agents qui en dépendent.

- Coordination et suivi des dossiers relatifs au personnel, en relation avec la Direction des ressources humaines :
des agents permanents (dossiers personnels, congés, CET, arrêt maladie…),
des agents non permanents (personnels occasionnels, temporaires, des contrats aidés), en relation avec les chefs de service.

- Appui permanent (assistance et conseil) aux Chefs de SD et, le cas échéant, à leurs secrétaires en matière administrative.

Communication

- assiste la chargée de communication ; réalise une revue hebdomadaire de la presse régionale ; prépare les documents et supports de communication
- accueil physique et téléphonique
- liaison avec l'interne et l'externe
- traitement de dossiers ponctuels demandés par le DIR et suivi des affaires réservées (suivi bases de données, de l’activité des services, supports de communication…)