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Assistant(e) de l'antenne Verdon H/F

Publiée le 11/09/2014

Description du poste

L'assistant(e) assure le secrétariat de l'antenne Verdon, en gérant les questions administratives et comptables. Il(elle) Intervient en appui technique et logistique des différents agents de l'antenne. Assure la liaison interne avec l'antenne Ubaye notamment en participant à la coordination des actions. Ce métier d’exécution comprend des activités d'appui à la coordination et au suivi des actions des agents de terrain. L'assistant(e) facilite les échanges d' informations. Le tout en lien avec les fonctions soutien porté par le Secrétariat général (RH, comptabilité ….).

Secrétariat :
• Assure le standard téléphonique (appels internes & externes, appels radio) ;
• Réceptionne, enregistre et diffuse les courriers et courriels ;
• Rédige et prépare les envois de courriers et formulaires administratifs ;
• Prépare et assure le secrétariat des réunions internes ;
• Assure la logistique dans l'organisation des réunions se déroulant dans la vallée : réservation de salle, éventuellement de nuitées ou de restauration... ;
• Met à jour et assure le suivi de la gestion du personnel sur le secteur (virtualia.net,
plannings d’activités, relevés d’activité et congés des agents, feuille de frais des agents…) ;
• Contribue à la gestion des moyens généraux du secteur (matériel, véhicules, entretien) et
le suivi des factures (vérification) en lien avec le siège du Parc ;
• Est responsable de la régie des produits boutique (vérification stock, commandes, arrêtés
de comptes, transport de fonds) vendus par les agents ou hôtesses du Parc national. ;
• Effectue le suivi du budget achats des agents du secteur ;
• Crée ou actualise des fichiers et bases de données ;
• Se charge du classement et de l’archivage ;

Accueille et informe le public :
• Gère les stocks de dépliants (commande, livraison, gestion des stocks), en lien avec les points d'info Parc et les offices de tourisme (OT) de la vallée ;
• Prépare les campagnes de diffusion d’affiches d’activités du Parc ;
• Remplace, le cas échéant, les hôtesses d’accueil en congés / repos ;
• Gère et suit les espaces Parc dans les OT, actualisation saisonnière des informations des livres en bois (OT la Foux et Colmars) ;
• Suit les étagères Parc dans les médiathèques.

Activités spécifiques :
• Apporte un appui à l'organisation des comptages d’espèces et peut y participer ;
• Assiste le chef de Service Territorial en tant qu’assistant (e) sur certains dossiers (information, sécurité, recrutements).

Profil recherché

Savoirs, connaissances :
- Fonctionnement et métiers du Parc ;
- Réglementation du Parc et procédures internes ;
- Environnement socio économique de l'antenne ;
- Environnement naturel de l'antenne (espèces flore et faune) ;
- Bureautique ;
- Tenue de standard ;
- Gestion du personnel (plannings) ;
- Techniques de rédaction ;
- Bureautique et bases de données ;
Savoir être, qualités, attitudes/comportements :
- Connaissance du territoire de la vallée ;
- Respect de la confidentialité ; - Devoir de réserve ;
- Sens de l’organisation et de la gestion du temps ;
- Permis de conduire.

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