Description du poste

1. CADRE GÉNÉRAL DU POSTE :
Le poste ouvert est rattaché au Secrétariat général chargé de l'ensemble des fonctions soutien de l'établissement. Ce service est organisé autour de trois pôles : pôle ressources financières, pôle ressources humaines, pôle logistique/immobilier.
Au sein du pôle ressources financières, l'assistant(e) de gestion financière est chargé(e) d'assurer la liquidation, le mandatements et les titres de l'établissement ainsi que la gestion des frais de déplacement. Il est également chargé du suivi de certains dossiers logistiques (fournitures de bureau, habillement, inventaire physique).
Il/elle travaillera en lien étroit avec le responsable du pôle ressources financières ainsi qu'avec le responsable du pôle logistique/immobilier.
2. MISSIONS
2.1 Réceptionne, traite et classe les pièces comptables :
- Apprécie la validité des pièces justificatives ;
- Contrôle les factures et les notes de frais des différents services de l'établissement ;
- Prépare et assure le suivi des mandatements et titres de recettes ;
- Saisit les factures et les mandats ;
- Engage et mandate les dépenses ;
- Classe et archive les pièces et documents comptables ;
- Participe aux opérations de clôture des exercices comptables (charges à payer, calcul des amortissements, provisions, écritures de stock) ;
2.2 Assure le suivi des achats :
- En lien avec les services demandeurs, assure la consultation depuis le cahier des charges ;
- Suit l’exécution des achats en terme de livraisons et de paiements ;
- Assure le suivi comptable ;
- Se charge du suivi de l’actif (investissements, amortissements) ;
- Actualise l'inventaire physique ;
2.3 Gère les relations avec les fournisseurs et les agents du Parc :
- Reçoit et renseigne les agents de l'établissement sur les niveaux de consommations des crédits ;
- Reçoit et renseigne les fournisseurs ;
- Conseille les services et agents de l'établissement sur les procédures comptables ;
2.4 Gère les frais de déplacements :
- Contrôle le calcul et le règlement des états de frais ;
- Liquide, mandate, transmet les pièces à l’agent comptable ;
- Classe les pièces comptables ;
- Actualise le tableau de bord des états de frais des différents services ;
2.5 Gère certains dossiers logistiques :
- Centralise les besoins en fournitures courantes (fournitures de bureau, produits d'entretien …..), passe les commandes, les réceptionne et les répartit ; actualise les tableaux de bord ;
- Suit l'outil de gestion des effets d'habillement, vérifie les commandes faites par les agents et les répartit, assure les procédures liées aux retours et échanges ; actualise les tableaux de bord ;