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Assistant administratif (H/F)

Publiée le 19/01/2017

Description du poste

L’assistant administratif est chargé d’apporter au quotidien une assistance administrative spécialisée à l’ensemble de la délégation corse. Il a pour mission de faire le lien et de faciliter les échanges entre les services nationaux du Conservatoire et l’équipe de la délégation en charge des dossiers.

Il appuie le délégué et la déléguée adjointe sur l’ensemble du suivi administratif et financier des dossiers de la délégation. Il anime et coordonne les activités administratives de la délégation.

Description des missions

Sous l’autorité hiérarchique du délégué, et en lien étroit avec les services centraux du Conservatoire du littoral, l’assistant administratif assure les missions suivantes :

1. Le suivi de l’exécution administrative et financière de la commande publique (en relation avec les chargés de mission et les services centraux) :
• Suivi de la publication et de l’attribution des marchés
• Préparation et envoi des engagements administratifs et financiers (justification, lien avec les subventions…)
• Suivi administratif de l’exécution des marchés : ordres de service, déroulement des phases, délais d’exécution, affermissement des tranches conditionnelles, émission de bons de commande, avenants
• Suivi de la facturation et solde (devis et marchés) : réception et vérification des factures, procès verbal de réception, établissement des décomptes généraux et définitifs, mise en paiement
• Alimentation et suivi de tableaux de bord concernant les marchés.

2. Le suivi budgétaire de la délégation (en relation avec la déléguée adjointe, les chargés de mission, les partenariats extérieurs et les services centraux) :
• Préparation des tableaux financiers pour le dialogue de gestion entre la délégation et le comité de direction (suivi de la réalisation des objectifs, anticipation des reports ou nouveaux projets)
• Suivi de l’exécution budgétaire de la délégation : prévision de consommation des enveloppes attribuées, anticipation et alertes sur les sous ou sur-consommations, etc.
• Suivi et instruction des dépenses de fonctionnement de la délégation
• Recensement des charges à payer en fin d’exercice
• Alimentation et suivi de tableaux de bord financiers.

3. Le suivi des subventions :
• Contrôle et envoi des dossiers de demande de subventions
• Suivi et alerte sur les échéances de réalisation et de justification
• Demande d’inscriptions budgétaires et d’émission des titres de recette
• Contrôle et transmission des demandes de paiement
• Alimentation et suivi de tableaux de bord.

4. L’assistance administrative de la délégation :
• Encadrement et relais en cas d’absence de l’emploi avenir en charge du secrétariat de la délégation : gestion du courrier arrivant et sortant, de la messagerie générale, de l’accueil téléphonique, gestion de la documentation, de l’archivage
• Participation à l’organisation du conseil de rivages
• Gestion de la logistique et des locaux (achat de prestations, petits travaux et produits nécessaires au quotidien de la délégation)
• Suivi et paiement des taxes et cotisations liées au statut de propriétaire
• Correspondant local en matières de ressources humaines (suivis des congés, tenue des agendas partagés, badgeuse)

Profil recherché

• Expérience confirmée en matière de marchés publics
• Connaissance de la réglementation de la comptabilité publique (GBCP), des procédures budgétaires, des dispositifs d’aides et de subventions publiques
• Connaissance des administrations (services de l’Etat, collectivités territoriales…)
• Connaissance du secteur de l’environnement appréciée
• Bonne expression orale et écrite – Qualité rédactionnelle
• Maîtrise de l’environnement bureautique et des outils informatiques (Excel, Word, Outlook, etc.)
• Capacités d’organisation, rigueur et autonomie
• Qualités relationnelles et sens du travail en équipe et en réseau

Caractéristiques du poste :
Poste à temps complet de catégorie B (assistant administratif), accessible uniquement aux fonctionnaires en détachement ou aux agents contractuels en CDI déjà en poste au Conservatoire du littoral.
Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi.

Lieu d’affectation et date de prise de fonction
Le poste est susceptible d’être à pourvoir à compter du 1er juin 2017. Il est localisé à Bastia (Haute Corse).

Renseignements et dépôt des candidatures
Les dossiers de candidature (CV+ lettre de motivation), accompagnés de la copie des diplômes et du dernier arrêté de situation administrative, sont à faire parvenir, au plus tard le 28 février 2017:

Soit par courrier à :
Madame la directrice du Conservatoire du littoral
Corderie Royale – CS 10137 – 17306 Rochefort cedex
Tel. 05 46 84 72 50

Soit en ligne : www.conservatoire-du-littoral.fr – rubrique offres d’emploi

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