Description du poste

Sous l'autorité directe de la directrice régionale du BRGM PACA, l'assistant(e) de l'agence régionale a pour mission d'assurer une mission de secrétariat et d'appui administratif. Il/Elle assiste la direction et l'ensemble de l'équipe composée de 10 personnes.
Les principales tâches attachées à ce poste sont les suivantes :
- Accueil et orientation du public ;
- Réception et orientation des appels téléphoniques ;
- Gestion de l'agenda de la Direction et des agents;
- Traitement du courrier arrivée/départ (enregistrement, diffusion et suivi) ;
- Gestion des contacts ;
- Gestion des fournitures de bureau ;
- Gestion des locaux ;
- Rédaction, mise en forme et édition de courriers ;
- Organisation d'événements et de réunions ;
- Accueil et suivi des dossiers des stagiaires ;
- Saisie mensuelle du journal de régie et état de rapprochement ;
- Gestion des achats (édition et suivi des bons de commandes et des bordereaux de réception et transmission aux tiers) ;
- Assister les chefs de projet dans la réalisation et le suivi administratif de leurs projets (gestion des dossiers projet, suivi de la facturation, commandes, relecture et édition de rapport) ;
- Participation active à la mise en oeuvre à l'application du SMQ (Système de Management de la Qualité) et du SME (Système de Management de l'Etablissement) au sein de la direction régionale;
- Organisation des missions et déplacements, saisie des notes de frais ;
- Gestion de la documentation et des archives (papier et numérique).