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Sous l'autorité du directeur Régional Bourgogne Franche-Comté, l'assistant(e) de l'agence régionale a pour mission d'assurer une mission de secrétariat et d'appui administratif. Il/Elle assiste la direction et l'ensemble de l'équipe composée de 5 personnes.
Vous serez principalement chargé(e) de:
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, filtrer et orienter vers les interlocuteurs compétents ;
- Réceptionner le courrier, en assurer l'enregistrement, la ventilation et le suivi. Alerter la hiérarchie selon les indications données ou l'urgence évaluée ;
- Elaborer, rédiger et diffuser les divers courriers, notes, rapports, comptes rendus en fonction des besoins ;
- Organiser les déplacements, gérer les ordres de mission (création, suivi et enregistrement), réserver les titres de transport et d'hôtel au travers du système interne de gestion Opale ;
- Traiter les commandes d'achats : saisir les demandes, éditer les bons de commande et bordereaux de réception ;
- Organiser et assurer le classement général ainsi que l'archivage de l'ensemble des documents (Gestion administrative des projets) ;
- Participer activement à la mise en oeuvre du SMQ (Système de Management de la Qualité) et du SME (Système de Management de l'Etablissement) au sein de la direction régionale ;
- Alimenter et suivre le tableau des congés et absences de l'équipe ;
- Déclencher les visites médicales annuelles et visites de reprise ou ponctuelles selon les indications du directeur ;
- Participer aux réunions et aux actions de formation proposées au sein de l'agence régionale ;
- Le cas échéant, assurer le rôle de régisseur pour l'agence régionale ;
- Formaliser l'édition des rapports en suivant le SMQ.
Vous êtes titulaire d'un BAC +2 en assistanat et/ou gestion, avec au moins 3 ans d'expérience professionnelle.
Vous mobiliserez les compétences et qualités suivantes :
- Excellentes qualités relationnelles : sens de la confidentialité, écoute et force de proposition ;
- Aptitude à accueillir et recevoir du public ;
- Motivation pour le travail en équipe : adaptabilité, concertation, polyvalence et dynamisme ;
- Capacité à gérer son temps et les priorités ;
- Bonne maitrise de la langue française (écrit et oral) ;
- Capacités rédactionnelles exigées (bon niveau d'orthographe, syntaxe, formulation, etc.) ;
- Rigueur dans l'organisation et le classement ;
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook ;
- La pratique d'Oracle ou SAP serait un plus.
Une expérience dans une agence régionale et dans un environnement exigeant avec ses procédures et/ou son SMQ (Système de Management de la Qualité) serait appréciée.
Ville : DIJON
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