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Le secrétaire administratif :
• assure le secrétariat administratif relatif aux instances de bassin (comité de bassin, conseil d’administration, leurs commissions spécialisées, formations des membres), notamment :
- gère les listes des membres des instances, leur mise à jour (annuaire, contacts outlook, excel, …) et participe aux travaux conduisant à leur désignation ;
- constitue, met en forme et diffuse les dossiers de réunions ;
- contribue à l’organisation logistique des réunions (salles, dossiers, …) ;
- conçoit, rédige des messages écrits, des courriers ;
- tient à jour le calendrier des réunions ;
- assure le suivi et le classement des courriers ;
- transmet pour publication les délibérations et les procès-verbaux des réunions, constitue les recueils annuels des dossiers d’instances ;
- traite les demandes simples d’information des membres ;
- suit les frais de déplacement des membres des instances.
• assure les relations avec les membres des instances de bassin ;
• assiste aux réunions des instances pour contribuer à leur bon déroulement (accueil, enregistrement, information assistances de premier niveau des membres, logistique) ;
• peut prendre en charge des actes de gestion courante ou transverse au sein du service et aux différents services de la direction.
Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles
Ce poste est placé sous l’autorité du chef de service des instances de bassin et des relations extérieures.
Il participe aux réseaux métier secrétariat.
Bac ou tous autres diplôme certifié de niveau IV ou équivalent.
Bonne connaissance des outils bureautiques office : Word, Excel et Powerpoint.
Qualités requises (décret 86-83) :
Savoirs :
Connaissance des techniques de secrétariat.
Savoirs faire :
Aptitude au travail en équipe et facilités de contact
Savoirs être :
Rigueur et organisation
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