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Assistant de la responsable du service documentation H/F

Publiée le 21/11/2016

Description du poste

Assistant(e) de la responsable du service documentation (H/F). Catégorie B. Direction de la Recherche et de l’Expertise - Documentation. À pourvoir par voie interne ou en externe, en position normale d’activité. À pourvoir au 1er février 2017. Saint Benoist (78). Candidature au plus tard le 20 décembre 2016.

Contexte

L’Office national de la chasse et de la faune sauvage (ONCFS) est un établissement public administratif de l’Etat dont les missions sont fixées par la loi et peuvent être consultées sur son site internet : http://www.oncfs.gouv.fr. L’Office est organisé en services à compétence nationale (les Directions) et territoriale (les Délégations régionales et interrégionales).

Le service documentation, sous l’autorité du Directeur de la Recherche et de l’Expertise, est composé de 3 personnes et a pour but de répondre aux besoins internes ou externes en documentation. Dans ce cadre, le service collecte l’information et met en valeur son propre fonds documentaire en maintenant à jour une base bibliographique informatisée et en publiant régulièrement un bulletin bibliographique. Le service diffuse les publications de l’établissement dont il assure le stockage et la gestion sur le site de Saint-Benoist.

Emploi

Assiste la responsable du service dans les tâches quotidiennes, assure le secrétariat et participe à la mise en valeur du centre de documentation.

Tâches documentaires
- Collecter la documentation (dont les publications des agents de l'ONCFS, en vue de la préparation du rapport scientifique). Dans ce cadre, réaliser :
o des opérations de saisie dans la base de données bibliographiques dans le logiciel documentaire (GEM) et veiller en continu à la qualité des données renseignées,
o des opérations de numérisation (traitement du fichier produit et archivage numérique des fichiers) afin d'associer les documents dans la GEM et d'assurer la conservation des documents les plus anciens,
o l'enregistrement et le suivi des revues (signalement des numéros manquants et diffusion selon les listes de circulation),
o le classement des documents du fonds documentaire selon le plan de classement préalablement établi.
- Valoriser le fonds documentaire. Dans ce cadre, réaliser :
o des opérations d’extraction des données (réaliser en autonomie des recherches bibliographiques simples et en extraire le contenu avec le logiciel documentaire),
o le suivi des prêts de documents (et gérer les rappels aux utilisateurs si besoin).
- Produire des statistiques se rapportant à l’activité concernée (demandes, téléchargement depuis la solution GEM, documents envoyés, …).

Secrétariat de la documentation
- Rédiger, mettre en forme, éditer et reprographier des courriers, rapports et autres documents.
- Assurer les envois de courrier du service.
- Répondre aux demandes des utilisateurs internes ou externes par téléphone, courrier ou courriel (faire des photocopies, numériser ou prêter des documents du fonds et expédier les articles demandés).
- Accueillir, renseigner et aider dans les recherches les utilisateurs du centre de documentation.

Gestion des abonnements de la revue Faune Sauvage
- Assurer la gestion des abonnements payants à la revue ONCFS Faune Sauvage (enregistrement, renouvellement et paiement) en collaboration avec un des membres de l’équipe afin d’assurer la continuité de service.

Conditions particulières d’exercice
- Utilisation d’un logiciel documentaire : Cadic
- Utilisation d’un logiciel d’édition de fichiers pdf
- Utilisation d’un logiciel de gestion d’abonnements : GESMAG/ABOWEB

Profil recherché

Connaissances

Techniques d’indexation et de recherche documentaire.
Capacité à intégrer le vocabulaire professionnel, les procédures administratives (dont le
fonctionnement des logiciels du secteur) et le fonctionnement du service.
Techniques de secrétariat et bureautique (dont classement).
Techniques de communication avec le public.
Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire.
Bonne compréhension écrite de l’anglais.

Savoir faire

Maîtriser les outils bureautiques.
Maîtriser la navigation sur internet.
Classer et localiser un document en fonction du plan de classement.
Faire preuve d'autonomie, d'initiative et de capacités d’adaptation.
Faire preuve de logique, de méthode et d'organisation.
Travailler en équipe.
Etre capable de rendre compte.
Savoir gérer les priorités.

Savoir être

Qualités relationnelles.
Sens de l’organisation, rigueur.
Faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle.

- Disposer au minimum du baccalauréat.
- Une expérience dans la documentation serait appréciée.

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